业主董事会由业主民主选举产生，代表全体业主管理物业，是大厦权威的管理组织。业主董事会通过各种会议就大厦各重大事宜作出决定，不论是重大工程维修、挑选合约商，还是调解业主纠纷、制订实施新大厦条例，业主董事会会议是这些决策极其重要甚至是唯一的途径。
麻烦业主闯入业主董事会会议
三月份的业主董事会例会来了一位不速之客。对大厦管理团队和业主董事会来说，这位特别来宾并不陌生，他是大厦出名的“麻烦王”洛道夫。他强烈要求出席业主董事会每月的决策会议，要亲自向业主董事会争取他认为应得的“合法权益”。
业主董事会会议向来是来者不拒的，只要是合理的要求，业主可提前申请，就其请求事项申明，希望出席业主董事会会议。董事会通常安排15分钟给这些业主，听取他们的要求，并尽量即时解决他们的问题。
“麻烦王”洛道夫之前的出位事件已不少，他曾经因为互联网突然中断服务，大闹大厦保安，声称网络中断令他损失了过十万加元的网络生意。几番折腾，他才接受互联网服务与大厦服务无关的事实，他必须自己求助签约的互联网供应服务商。事件扰攘了近两个星期才完结，但这个“麻烦王”的招数仍然层出不穷。
洛道夫这次“闯入”业主董事会会议，事缘他要求在大厦的布告栏摆上一则小广告，内容是在每年的三、四月报税季节，代客报入息税及公司报税。管理公司已明确告知，大厦条例不允许商业成分的广告刊登，因为这明显是为洛道夫本人的会计师楼招徕生意。这位“麻烦王”反驳，布告栏上有代人照看小孩的广告，和他的广告同一性质。因此，他要求与业主董事会直接见面，争取他的合法权益。
照看小孩与会计报税生意完全是不能混为一谈的两码事，前者是大厦住户之间提供的方便，但后者绝对是生意招徕，本质完全不同。
为谨慎起见，业主董事会会议之前，管理公司重新查阅了大厦章程及条例。洛道夫一如以往，带了录音机来参加会议，在会议室一坐下，即把录音机打开，放在会议桌上，一副带挑衅的模样。业主董事会主席尼克是位身高1米92、身材魁梧、办事干练的意大利人，开门见山即告知洛道夫，业主董事会已审阅他的请求及大厦章程条例，大厦布告栏只允许各物业单位、停车位和储物间的出售和出租广告，其余一律禁止，因此，他的会计报税广告不得放上布告栏。当然，为避免无谓无休止的争拗，原来便民的照看小孩广告也一并取消。
洛道夫试图争辩，尼克再告知，这是业主董事会的最终决定。前后仅六分钟，与这位“麻烦王”的会面即结束。经过这一次正面较量后，“麻烦王”似乎明白了业主董事会的厉害，从此收敛了很多。
业主董事会会议审核批准重大工程项目
像上面例子的业主董事会会议并不常发生，但加拿大业主董事会是大厦的权力部门，代表业主的利益处理大厦事务，对业主的任何合理要求，例如直接与业主董事会见面等要求均予以满足，尽量避免业主和业主董事会及管理公司之间的矛盾。
一般而言，业主董事会会议通常是大厦重大事务决策的最重要途径之一。大厦的重大维修和设备产品的购买、条例的制订和修改、选择合约商，以及一些重要事项的决定等，均通过正式的业主董事会议开会讨论，投票决定产生。
一栋楼龄二十多年的大厦，根据注册工程师的储备基金报告，冷水机及整套冷气系统已经到期更换。由于牵涉的金额超过五十万加元，业主董事会专门聘请工程师进行统一招标。通常金额超过十万加元的工程，业主董事会都会聘请工程师进行统一招标。
招标结束后，工程师把全部投标材料及推荐报告书带齐出席业主董事会会议，向业主董事会说明整个投标过程和推荐合约商的理由，并即时回答各业主董事会成员的问题，由业主董事会在会议上投票作出最终决定。
业主董事会会议决定重要的合约商
通常中小型的合约，由物业管理公司把关，并报告推荐给业主董事会批准，但一些关系大厦日常运作的合约，如保安公司、清洁公司、冷暖气及供水设备、电梯维修保养、物业管理公司和园艺铲雪等合约，通常一签数年;冷暖气及供水设备、电梯维修保养的合约因关系到原厂保养及零件供应的延续性更会长达五至十年。
对于此类合约，业主董事会召开专门会议，约见不同的投标商，每项投标至少有三家不同公司出席。各公司各显神通，竭尽所能向业主董事会陈述公司的概况和优势，业主董事会以公平为原则，以大厦业主最佳利益为出发点，决定聘用最适合的合约商。
业主董事会例会的议题
普通的业主董事会例会的议题都有大致的框架，由物业经理提前把会议议程送至各董事会成员。笔者多年的经验是，把会议安排在每个月最后，或倒数第二个星期，好处是通常前一个月的银行月结单早已在手，公司会计部也有足够时间完成上月的完整财务报告，包括平衡表、收入和支出详细列表、储备基金户头及投资户头报告、欠帐报告等均齐全。
会议议题通常包括如下：
1.审阅并通过上次会议的报告记录;
2.审阅未经核数师审核的上月财务报告;
3.物业经理每月报告;
3.1上次业主董事会会议的未完结议题;
3.2业主董事会需审议决定的议题(这是业主董事会会议最核心的部分，物业经理必须提交详尽的相关资料，如何决定选择大厦服务合约商;对某住户的特别决定，如对业主单位采取物业留置权，限制使用某些设施、罚款等;政府和大厦新条例的实施和制定等);
3.3已完成的工程及重大事项;
3.4大厦正在进行的工程和重大事宜;
3.5业主董事会需要知道的物业管理资讯和大厦事宜;
3.6大厦业主董事会和管理处收到的邮件;
3.7物业经理发出的邮件;
4.其他议题;
5.下次业主董事会会议的日期和时间;
业主董事会会议周期
共管公寓管理法例并无硬性规定业主董事会会议的时间和次数，但许多业主董事会通常每月召开一次会议。不过，不少月例会在每年12月圣诞假期都变成一年一度的圣诞聚会和晚宴，以慰劳辛苦了一年的业主董事会义工。
视乎大厦工作繁忙程度，也有业主董事会在夏天暑假取消会议。另外，有些大厦也取消每年业主年度大会当月的月例会，因业主董事会在业主大会前，均有机会碰头，商讨一些紧急事宜。
虽然公寓法规定各董事会成员必须于会议前至少10天收到通知，方为有效。不过，在实践上，许多大厦均有自行修订的条例，只要确保各董事收到有效通知，各董事均确认同意，允许业主董事会可以于任何情况下召开紧急会议。
业主董事会会议的形式
传统上的业主董事会会议，都是在正规的会议室内，各董事亲自出席讨论会议议题。但由于各业主董事会成员均是不支取任何酬劳的义务工作者，大多数都在繁忙工余时间为大厦义务工作，因此有时无暇出席会议。鉴于共管大厦法规定，大厦任何决策必须要大多数董事会成员通过方为有效，所以，其他替代传统会议的形式，如电话会议、互联网会议、电子邮件及传真投票确认等，均可视作有效。
上述非传统的会议形式，通常适用于一些紧急情况，业主董事会必须立即作出决定，譬如大厦发生火警、水管爆裂、供电供水设备故障等情况，物业经理收集好所有资料和报价，迅速通知业主董事会，各董事可通过电话、电子邮件及传真投票确认，以尽快展开维修，将大厦各住户的生活不便减到最少。
另一个常见的例子是大厦储备基金的投资。因银行利率每天都可能变动，物业经理必须即时通知业主董事会当天的利率，把到期的储备基金再投资。而每月例会的日子不可能与储备基金到期日总在同一天，因此物业经理可以以电话或电子邮件方式获得业主董事会的最后决定。
顺便提一下，所有共管大厦储备基金不可以作股票、基金等有风险的投资，只可以投资政府保证的定期存款，或者是省和联邦发行的政府债券，而且每项投资必须在十万加元以下，否则将被视作违法而遭到检控。
对于大厦的物业经理来说，需要承担准备业主董事会会议议程，备齐各项会议所需资料和物业管理报告等责任。妥善的准备工作是业主董事会会议高效率进行的关键，也因此使大厦的各项维修保养工程得以顺利进行，纠纷得以解决，大厦新条例规则得以实施。
(原载于《现代物业·新业主》2010年第21期)
公地APP已正式上线!可在线阅读《现代物业》最新杂志，同时使用在线知识社区、参与沙龙研讨、自助知识学习……苹果应用商店(App Store)及腾讯应用宝均可下载体验。
【扫描下方二维码或长按识别二维码，即可下载公地APP。】
或点击以下链接进行下载:http://dwz.cn/662k51
