业主大会与其他组织形态一样，如果想健康有序运转，至少应具备健全的决策机制、组织治理架构、行为规范和民事行为能力。借鉴公司法人与社团法人的治理结构，法人化的业主大会治理架构应当包括决策机构、理事(董事)机构、监事机构和专职人员，这些共同构成了业主大会有效发挥作用的组织基础。(如下图所示)
决策机构——业主大会
几千年的中国封建专制文化，核心是权力本位，围绕权力形成了社会的等级制度，每个人都可以在等级制度的金字塔中找到自己的位置，这造就了高高在上的权威喜欢为民做主，民众也已习惯被做主，以至于可以麻木地看着自己的权利被肆意践踏而不做反抗。
而随着房屋私有制度的确立，出现了业主在物权面前平等的局面，每个业主都拥有平等表达意见的权利，拥有选举业主组织成员和被选举为业主组织成员的权利，业主大会会议正是实现这些权利的平台，业主大会会议是业主大会的最高决策形式，业主大会是全体业主依法设立的代表业主权益的表达和决策机构，其地位类似于公司中的股东大会。业主大会会议为分散的业主表达诉求和凝聚共识提供了制度性平台。当然，伴随着这些权利而来的是义务。业主大会会议通过的决议、决定对全体业主具有约束力，所有业主都必须有义务共同遵守，即使这份决议、决定并不是所有人都投了赞成票，但是多数原则是业主大会会议的游戏规则，单个业主必须“愿赌服输”。
业主大会会议为不同意见的业主提供了一个和平解决分歧的渠道。我们的国人，对于分歧的解决，已经有太多痛苦的回忆，但暴力横行的无序时代已经过去，理性的曙光已经出现。通过协商、讨论，通过契约，业主们正走向自主治理之路。
理事(董事)机构——业主委员会
业主大会会议的决议需要一个常设机构负责执行，这个机构还要负责业主物业共用部分的日常管理、财务管理与对外的民事活动，于是业主委员会出现了。业主委员会的作用相当于公司中的董事会或者社团中的理事会，执行业主大会决议和决定，处理日常事务。这一专门的理事(董事)机构有利于提高物业共用部分管理的效率。在所有权与日常管理权分离的情况下，业主是小区财产的所有者，全体业主以授权和委托的方式，让业主委员会负责物业共用部分的日常管理，管理内容主要包括日常的维修和养护，这是业主委员会权力的合法性来源。对于业主大会会议的决议、决定，业主委员会必须忠实地执行。同时业主委员会也有《物权法》第七十六条规定的应由业主共同决定事项之外事项的决定权，所有业主也都必须遵守业主委员会作出的这些决定。
当前，业主委员会在履行职责的过程中遇到了诸多难题。首先遇到的问题是备案难，首次业主大会会议选举产生了业主委员会，意味着业主委员会在小区内部获得了合法性;但没有备案证明，业主委员会依然无法刻制印章，在诚信缺乏的时代，印章成为维系信任最常用的凭证。《北京市物业管理办法》为解决备案难的问题，设计了“当场备案制度”，这样街道办事处、乡镇人民政府在备案环节有权进行形式审查而无权进行内容审查。如果街道办事处、乡镇人民政府实在对业主大会成立和业主委员会选举不放心，可以通过其指定的筹备组组长对筹备过程进行指导与监督，在过程中随时发现问题并及时指导纠正。第十七条做出了如下规定：“业主委员会应当自选举产生之日起30日内，持以下材料向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案：(一)筹备组出具并由组长签字的业主大会成立和业主委员会选举情况的报告;(二)业主大会决议;(三)管理规约、业主大会议事规则;(四)业主委员会委员名单。材料齐全的，街道办事处、乡镇人民政府应当当场予以备案，并在备案后7日内将备案材料抄送区县房屋行政主管部门，同时将有关情况书面通报物业所在地公安派出所、社区居民委员会。”当场备案制度的确立提高了业主委员会备案的效率，防止了有关部门对业主委员会备案拖延的可能。但这种设计，并不是让政府可以放松甚至解除对业主委员会违法行为的监管，只是更强调程序。即政府依然可以在事后发现违法问题时，采用《物业管理条例》第十九条第二款的撤销权力。至于业主委员会的侵权问题，还是要通过业主自己依靠《物权法》第七十八条第二款的撤销权来解决，而不是政府职责范围内的事情。
业主委员会换届过程中，出现了种种在很多人看来匪夷所思的现象，但这些现象是客观存在的。这些现象包括新一届业主委员会难产，或者发生新老业主委员会并存，导致小区陷入无序或者重新回到物业公司主导的状态。针对这个问题，《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则》第四十五条对此做出了制度创新，改届别制为任期制，一方面业主委员会的工作可以保持连续性，另一方面避免了换届的难题，节省了换届的成本。第四十五条原文为：“业主委员会委员实行任期制，委员每届任期不得超过六年，连选可以连任。业主委员会每两年定期改选部分委员，在召开第一次全体委员会议时，应当按照委员在业主大会选举中得票的多少，将全部委员尽量平均分为三组：得票较少的一组委员应当在第2年任满后的业主大会定期会议上改选，得票居中的一组委员应当在第4年任满后的业主大会定期会议上改选，得票较多的一组委员应当在第6年任满后的业主大会定期会议上改选。”
针对原业主委员会换届过程中，新业主委员会未能产生的，可以通过召开业主大会临时会议的方式加以解决，符合条件的业主向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府提出选举业主委员会的书面申请，物业所在地街道办事处、乡镇人民政府应当协助业主组织召开业主大会临时会议，选举产生新的业主委员会。
监事机构——监事会
“权力导致腐败，绝对的权力导致绝对的腐败。”阿克顿勋爵的名言依然回荡在我们耳边，这条名言同样适用在小区中。在委托——代理的机制里，监督一直是个让人头疼的问题，在目标不一致和信息不对称的情况下，代理人很可能会把自己的利益凌驾于全体业主的利益之上。业主与业主委员会的关系其实是一种委托——代理关系。任何组织都有自己的利益需求，业主委员会也不例外。现实中业主委员会私自动用物业经营收益以及与物业公司暗中勾结的事情在现实中也是存在的，业主大会如果想健康发展，监督机制不可或缺。
监督要花费大量的成本，监督也不能靠运动式的集体行动来进行，从理性人的假设出发，所有的人都想搭便车，没有人愿意只有自己一个人付出成本而所有人都由此获得收益，因此需要通过建立规则和制度来破解这种集体行动的困境。而制度是减少成本的捷径，对于业主委员会运作及财务活动等的监督也应当落实在制度设计上，建立一个专门的业主监事机构成为成熟的法人治理结构的普遍和现实的选择。
监事机构的职责至少应包括：在业主大会会议期间，向业主大会报告物业管理监督工作的实施情况;监督业主委员会的工作和财务状况;了解业主的意见、建议和物业服务企业履行物业服务合同的情况;派员列席业主委员会会议;接受业主对业主委员会或业主委员会成员的投诉，并决定是否启动调查程序;监督业主委员会成员的更换选举;对业主委员会或业主委员会成员的行为进行调查、提出处理意见并提交业主大会表决。
监事机构的设立，不是制衡业主委员会，其目的是从组织上落实“有权力必有监督”的理念，并把这种监督制度化，根本目的是为了维护业主的利益，客观上也会促使业主大会的运作更加规范。目前，业主委员会的发育仍处于初级阶段，这种监督机制是业主委员会健康发展的必需条件。当然，监事机构行事方式不是直接干预业主委员会的活动，监事会根据业主大会的授权开展工作，对业主大会决定的执行和财务活动进行监督，必要的情况下可以按照程序提议召开业主大会临时会议，向业主大会汇报工作，监事会做出的决定只有经业主大会通过后才能生效。
专职人员
一个健全的法人组织，一般都设有专职人员。业主大会作为非营利的业主组织，选举出的业主委员会成员大都有自己固定的工作，难有充足的时间对物业共用部分进行管理。聘请专职或兼职的秘书、财务人员或机构成为必然的选择，也可以聘请专职经理人。
专职经理人队伍
对于企业来讲，一个杰出的CEO的作用显然是毋庸置疑的。杰克·韦尔奇带领美国通用电气公司创造的神话历来为人们所称道，这是一个优秀的职业经理人的价值。如果业主大会能够取得法人资格，而业主委员会又无法或无力承受责任之重，同样可以聘请专业的职业经理人来管理。可以想象，业主大会法人化后，会出现越来越多的业主大会聘请职业经理人的情况。
职业经理人由业主委员会聘请或者解聘，对业主委员会负责，根据契约，对物业共用部分进行有效的维护管理，并为此开展经营活动。专职经理人是全体业主的管家，专职经理人根据物业管理的实际需要，提出聘请专项物业服务或综合服务公司的专业性建议。专职经理人的设立，将会推动物业管理行业的细化，为专项物业服务公司的发展提供动力。
财务人员
财务人员是业主大会的“账房先生”，任何一个法人组织必不可少。业主大会、业主委员会聘请的财务人员，职责至少包括以下几个方面：认真审查各种报销或支出的原始凭证;根据原始凭证，做好现金和银行账目;负责到银行办理经费领取手续、支付和结算;负责支票签发管理;保管现金、空白支票、空白收据;作好工资、补贴的造册发放工作;定期向业主委员会汇报财政收支情况;做好财务收支明细表;在收取合理的复印费后，向业主提供业主大会预算的复印件、业主大会财务报表的复印件等财务资料等等。
秘书
如果业主大会法人化后业主委员会可以类比成企业法人中的董事会的话，业主委员会聘请的秘书将是董事会秘书的角色。秘书由业主委员会聘请，对业主委员会负责，可以是业主，也可以面向社会招聘。
秘书的职责包括以下几个方面：起草业主大会会议和业主委员会会议的会议通知，并在物业管理区域显著位置公布;负责业主大会会议和业主委员会的会议记录;接收业主委员会成员的书面辞职申请;接收离任的业主委员会成员所保管的档案资料及财物;收取合理的复印费后，向业主提供有关业主委员会会议和业主大会的会议记录的复印件等等。 (原载于《现代物业》2011年2-3期/总第179期)
