约定的双方
物业管理的实质是在物业管理公司和共管物业(以下称“公寓”)之间建立一种约定，组成一个代表全体业主对其物业进行管理的团队，即业主董事会和物业经理。当然最主要的是双方对彼此的期望首先要绝对明确。为此，决定合作的双方——公寓的业主董事会和物业管理公司——便在服务合约中写明各自的期望和责任。绝大多数的物业管理公司均在约定中有两个先决条件要求公寓明确认可，一是物业管理公司提供的服务是一种专业的综合性管理服务，并非是某一特定的专业服务，如：法律、土木工程、电力工程、机械工程、财务审计等等;二是物业管理公司提供的不同等级的服务是基于物业经理的专业知识和实际经验的。如果这两个先决条件得不到公寓的认可，便没有了合作的基础，物业管理公司也不会与之签订管理服务合约，否则，物业经理得不到应有的认同和应得的报酬，物业管理公司也没有钱赚。
服务合同中还明确规定，任何一方均有权终止服务合同，但应该提前60天以书面形式通知对方。
服务的等级
公寓对物业管理公司服务等级的需求直接影响管理费的定位。这里讲的“服务等级”是在公寓管理行业中普遍采用的收费依据，是由签约双方议定的，并非是由政府部门审定的。在安大略省一般有四个服务等级——通称为“铜”、“银”、“金”和“白金”。“铜”级服务是指管理公寓的物业经理是新手(也称物业经理助理)，具有有限的物业管理知识和工作经验，不能独立地管理公寓;“银”级服务是指管理公寓的物业经理有2—5 年的实际工作经验并在进修“注册共管物业经理”课程，可独立地直接管理公寓;“金”级服务是指管理公寓的物业经理有6—10 年实际工作经验。对《共管公寓法》有较深的理解和运用，并已取得“注册共管物业经理”证书。如果配有助理，可直接管理几栋各种类型的公寓;“白金”级服务是指管理公寓的物业经理在“金”级之上，实际经验相当丰富，通晓物业管理法和公寓设备及维修的各个细节，倍受业主董事会和管理公司同事的尊敬和欢迎，一般可在大型公司中担任地区经理或在中型公司中任副总裁。
作为一种职业，物业经理应当在财务、管理、人际关系、沟通协调、建筑、电力、机械诸多方面具有一定的专业知识，并在顾客服务方面表现突出。服务等级之所以与物业经理的专业知识和实际经验直接挂钩，是因为事实上是物业经理在第一线为公寓提供日常的管理服务。平均每个物业经理都在管理着超过千万元的资产(共有财产保险额)，管理着超过百万元的年度预算，犹如经营一个百万元的生意，但其独特之处是物业经理在管理着也许是业主一生中最大的投资——“家”。一个经验丰富的物业经理可以为公寓和全体业主在诸多方面节省大量的费用。
管理费的构成
由于共管物业的管理日趋复杂，目前大多数物业管理公司在服务合同中均采用基于成本收费的形式。基于成本收费包括三个部分：一是服务等级的收费，二是物业经理的直接费用，三是公司的管理费用。
服务等级的收费是指物业经理的薪酬，主要包括物业经理的工作时间，即是全职还是兼职;物业经理往返所管理公寓间的距离;业主董事会例会的频率(每月一次还是每季度一次);每次业主董事会例会的参会时间(一般为一个半小时);是否负责会议纪要的整理和起草(业主董事会例会，业主年度大会和业主临时召集的特别会议);是否介入重大工程项目的协调等等。
物业经理的直接费用是指为物业经理购买额外的福利保险(政府不包的人寿险和各种医疗福利)，工作场所安全保险，以及按规定缴纳的养老基金和失业基金。此项费用大约是服务等级收费的25%。
公司的管理费用是指支付公司总部的管理人员(例如总裁、文书)和财务人员的薪酬，以及办公地点的房租。此项费用大约是服务等级收费的25%--27%。
物业管理公司的利润大约是成本收费的20%--30%。这个利润百分比是相对平均的。物业管理公司的利润大小取决于所管理的楼盘数和总部管理人员数。由于管理公司间的相互竞争，追求较高的利润往往会降低竞争力，从而失去得到更多的楼盘。
在2001年之前，物业管理公司普遍采用按门户收费的形式。这种形式是从传统的出租公寓管理收费的计算方法衍生而来，即管理公司按所收到的房租百分比收取管理费。依据此传统的收费形式，物业管理公司的服务合同收费一般为每个单元在25—28加元之间，有时还要加上相关费用，如办公设备的配置、财务管理、健身娱乐中心管理，等等。修订的《共管公寓法》于2001年实施后，物业管理公司发现这种收费形式与实际要求的管理服务不相适宜，因为公寓的业主和董事会对服务等级的要求提高了，对服务内容的要求也越多、越复杂，而物业经理无法像管理出租公寓那样管理共管物业的资产和单元，更为重要的是随着修订的《共管公寓法》全面实施，业主董事会对物业经理所提供的知识和建议的依赖程度远远大于过去，而且更具挑战性。
无论收费如何计算，服务合同费是以年费形式在合同中写明并在公寓的年度预算中列明。公寓应在每月的月初把当月的费用交付物业管理公司。服务合同中还容许物业管理公司根据当时的物价和消费指数每年有相应的服务合同费增加，以保障物业经理生活成本的提高。
服务的内容
服务合同的内容说白了就是物业经理的职责，主要包括：
●管理公寓的资金——收取物业费，按时支付公寓所发生的各项费用，确保储备基金的定期存入。
●贯彻实施公寓的章程、条例、细则以及《共管公寓法》。
●保持与业主的沟通——确保新的条例和细则及时告知所有注册业主和住户。
●获取公寓的法定保险。
●监督服务商和承包商的工作质量。
●代表公寓雇佣工作人员，确保按时支付工资。
●对公寓的有形财产、设备和库存物有准确的记录。
●向董事会提供所需的事故报告、定期维修计划和共用部位的检查报告。
●及时回复业主的要求和投诉，如果是紧急情况，应采取所有必要的措施及时解决并向董事会提供备份文件。
●按照董事会的要求安排各种会议。
●保存公寓的所有文件，以便董事会和业主查阅。各种会议纪要应永久保存;财务报告及帐目应保存七年。
●起草财务年度运营预算，提交给董事会审定。
●向董事会提供每月未经审核的财务报告，包括资产负债表、损益表、银行核对帐目、应收帐目、应付帐目、支出明细和投资帐目，以及运营资金和储备基金的银行单。
●注册业主和住户的准确记录。
●签发公寓的“法律证书”，并对其财务状况的准确性负责。
●准备物业经理报告，并参加按期召开的董事会例会。
●起草财务年度储备基金预算，交由董事会审定。
●一次性开销权限。合同中一般规定物业经理在日常的维修过程中的一次性开销不能超过1,000加元，否则要经董事会讨论决定。
物业经理是董事会的代理人，为公寓和业主提供服务，而非“仆人”。优秀的物业经理是多面手，而非专业人才。可令人费解的是大多数的董事会和业主均期望他们聘用的物业经理应该是一位集律师、专业工程师、建筑师、审计师、电工和管工于一身的人。（本文原载于《现代物业·新业主》2010年第7期，配图来自网络）
