今日，《领导者》杂志有幸与达邦集团(WPP，Wire&Plastic Products Group)亚太区总裁詹姆斯·伍德伯恩(James Woodburn)就WPP集团位于上海的全新办公园区——达邦协作广场的相关内幕消息进行了较为深入的探讨。WPP集团是全球广告业和市场营销服务提供商，旗下非常知名的品牌包括群邑(GroupM)、智威汤逊(JWT)、奥美(Ogilvy&Mather)、博雅(Bruson-Marsteller)等。
WPP上海园区的构思起始于2010年——WPP地产部门确认其下辖的企业地产租约将于2016年年末全部到期。最终，我们看到WPP集团成功地将原先位于10个不同商业物业中、隶属于26个不同的WPP旗下品牌公司共计3,000名员工全部整合到内部办公面积达45,000平方米的巨型园区中。
《领导者》：为何说办公园区对于WPP集团有着十分重要的意义?
伍德伯恩：WPP集团致力于在每一个存在公司核心业务的城市建立起办公园区的集群，这与我们最重要的“水平性”运营策略是紧密相连的。我们亦是通过这种方式，以更智能、更优质的方式为客户提供最好的服务，为他们提供多学科的无缝式解决方案。
对于我们的客户而言，这事实上就是帮助他们以更简单、更直接方式获取正确的人力和物质资源;对于我们自己的员工来说，即是让他们加入一个强大的跨学科、跨领域的“发电站”中，使他们在面对最为复杂的任务时，也能够利用自己的优势，创造出真正意义上的无缝式解决方案;而对于我们的商业模式和运营模式来说，办公园区的概念就是为我们自身提供高质量的办公场所，使我们有更多的空间来管理不断增长的业务、帮助管理者提升员工的积极性并为他们营造出“身为巨大企业中不可或缺一员”的职业自豪感。
《领导者》：那么，在WPP上海园区的项目中，贵公司需要面对的三个最大挑战是什么?你们又是如何克服这些困难的?
伍德伯恩：要说最大挑战的话，那就是获得“全集团上下”对该项目的一致同意。WPP下属的每一个品牌，其所提供的服务内容都是特别的和惟一的。这些不同的品牌之间还存在着激烈的竞争关系并各自独立管理财务上的盈亏。在这种情况下，获得不同品牌对同一项目的一致同意就像是在圈养野山羊一般困难——然而，我们最终还是做到了。可以说，多个部门、多个分公司的合租已经成为我们进行地产运营的指导原则——事实上，我们都需要找到一个政策或者战略作为企业发展的锚点。
我们非常重视与诸多公司的利益相关方之间的关系，并对各方的兴趣和利益进行权衡，进而来规划未来的发展方向。与客户保持始终如一的沟通是十分重要的，我们必须在面对市场需求之前做好各种准备。当然，这其中也有着许许多多的挑战：我们正面临着巨大的租金回归风险，办公建筑在主要的业务城市中愈加呈碎片化分布，大批办公地产的租约即将到期。但是，我们对办公位置和对应的成本参数有着多种多样的想法，而我们需要的或许只是办公地址迁移的原因和需求动机。
在办公位置和办公设施的选择上，其范围是十分宽泛的。但是，我们必须在这种“宽泛”的选择过程中严格地确保选择目标具有极高的地缘机遇性，以实现办公物业对企业未来发展的良性刺激和良好支持。这个选择过程掀起了企业内部的激烈辩论和部门间协商，最终，我们还是获得了所有相关方的认同和支持，甚至是那些在项目之初并不希望迁移办公地点的部门也开始支持我们。
保护交易条款并坚持下去是我们面临的第二个巨大挑战。正如大多数的地产租赁交易一样，我们也需要面对条款的临时性变动和法规弹性带来的挑战。为此，我们建立起了专业的法务团队，他们不但具有优秀的物业管理能力，还可以通过日常例行的法规讨论会议来紧跟法规变化的趋势。在我们的园区项目中，该团队每天甚至要进行10到15小时的封闭性会议来帮助项目运营管理团队锁死交易条款中的大多数变量和不确定因素。可以说，上海园区项目是我在过去的20年中遇到的最为棘手和复杂的租赁协议管理工作。为了确保我们的租赁协议能够囊括所有的特殊条款，我们还建立了一个主租赁协议配套15个附属租赁协议(包含关键参数和具体条款)的租赁管理模式，来避免租赁协议中出现含糊的条款表述。随后，我们会重复以上整个过程，并创造出这个过程的中文版本。
最后，在极为有限的时间内达成项目的设计标准是所有人都需要面对的挑战。在2015年1月，项目的条款首次通过商业运营批准，我们就收到了来自集团CEO的响亮号召：“非常好!现在，你们必须尽快完成项目交付。”
上海园区项目——达邦协作广场高20层，面积达45,000平方米，我们直到2015年6月才完成全部租赁面积的租赁协议签订工作。紧随其后的是对建筑内部的设计和规划，这一过程预计在同年7月完成。这意味着，我们只有8月到11月的4个月时间进行具体的室内办公设施和环境建造，并在完工后尽快投入使用，开展商业运营。可以说，针对如此大的一个办公设施租赁和改造项目，这么短的限定时间是十分疯狂的。好在这一决策的敲定十分迅速，并没有对后续工作的开展造成任何的拖延。
《领导者》：在WPP上海园区的项目中，最大的收获又有哪些?
伍德伯恩：时间是我们最大的敌人。上海园区项目的限定交付时间非常短，一旦超期交付，集团在整个园区内的部门和子公司都将面临续租原有办公场所的窘境。说到这儿，我还必须对行业前辈们表示感谢，他们的深谋远虑使我们在被迫提前准备对原有办公场所续约时，不必以协议单位时间(通常为一年至几年)进行续租，而是可以选择短期续约(一个月、两个月和三个月)，并且提前续约的租金仅为标准租金的50%。我们的企业在财务上的管理是十分可靠的，到7月的园区项目设计规划截止日，集团下属的全部部门和子公司通过投票方式选择专注于新园区项目的成功交付，并放弃对既有办公场所的续约优先权利——这意味着，我们已经破釜沉舟了，无论是时间和空间都不允许我们犹豫和犯错。但是，相信我，我们几乎每周都会遇到各类障碍。
由于项目建筑的水管系统多次发生问题，我们开展了多次“抗洪”工作。有些人告诉我水代表幸运，我想，那我们一定是太过幸运了。除此之外，权限检查工作因“洪灾”而暂时中止，订购产品推迟发运，有些计划不得不在最后一刻进行重新调整……类似的问题还有许多许多。但是无论如何，我们还是在最后期限之前完成了整个园区项目的交付。
《领导者》：从战略意义上来讲，在上海园区的项目中有哪些“灵光一闪”类型的决策?
伍德伯恩：我们的创新型制胜决策可以说是双重的：
第一，我们安排了两家不同的设计公司同时进行项目建筑的内部设计规划工作，形成彼此之间的竞争关系;
第二，在园区的全局管理工作的布局上，我们只安排一家项目管理公司负责，进而避免在项目管理和运营过程中出现“众说纷纭”的分歧现象。
可以说，任何不同的团队结构都会导致项目计划的全局失败。
《领导者》：您认为那些筹备办公场所迁移工作的员工会有哪些感受?
伍德伯恩：任何形式的变化都有或多或少的不确定性，而这种不确定性就是各种顾虑的根源。不夸张地说，那些办公场所已经非常新潮，但位于中心商业区的分公司员工群体在面对即将到来的办公场所迁移时，并不会感到太多的兴奋，甚至会带有些许沮丧和焦虑。而我们作为公司的运营者和决策者，则必须在这些非常重要的时刻做好心理导向工作。我们告知集团下属的全体员工：在全新的园区项目投入运营后，我们将一如既往地，将商业活力和商业多样化注入全新的周边环境中。正如之前一直在做的一样，我们将让这个商业区域因为有我们的存在而更加出名，更受瞩目。
《领导者》：在变更管理的工作流程中，你们都实施了哪些举措?
伍德伯恩：项目指导委员会在很早的时候就做出了指示：在全新的园区项目中，个体之间以及不同部门之间的沟通和交流是极为重要的。可以说，沟通这件事本身就是我们的核心业务，所以当然要用最好的方式来解决这一问题。我们建立了管辖区域覆盖集团全部下属公司和部门的沟通和交流委员会，并与合作伙伴联合开发出一个针对全新园区项目特殊定做的数码应用程序(App)，它给办公场所迁移后的工作生活提供了全新的数码平台：通过它可以发送园区客户地图指引链接、园区全部租户详实的可视化资料、建立分享图片和欢迎短片的线上画廊，还有可显示出周边餐饮娱乐服务的特制电子地图。我们的沟通和交流模式中还包括创造出100个“半开玩笑”式的办公场所迁移理由，并在开展具体的场所迁移工作之前将这些理由尽可能频繁地展现在员工群体的视野中。此外，由各部门、各分公司CEO代表制作的欢迎致辞，通过iBeacon技术，将在员工进入到信息接收范围内时自动推送给他们。WPP集团的CEO马丁·索雷尔(Martin Sorrell)先生也参与到这个项目中来，当员工和客户进入到园区建筑的大堂时，就能够接收到来自于集团CEO的个性化定制版欢迎致辞。当然，我们并不会一味地做表面工作，我们会尽可能地降低影像资料出现的频率以营造出全新园区带给人们的惊喜感。此外，集团下属部门、子公司的CEO们会按时对园区项目的各类进展进行画报式报告，并加入诙谐幽默的元素来帮助员工群体缓解工作和生活压力。
《领导者》：如此宏大的园区项目一定创造了一些“行业第一”，请和我们分享一些细节。
伍德伯恩：我们引进了可以覆盖整个项目园区的空气过滤系统，为所有集团下属员工提供优质的清洁空气，这一举措在上海已经成为公众最为关注的话题之一。我们还修建了许多分享式的康乐设施——操场式的开放娱乐区配备有草坪、临时座椅、高尔夫练习场和地掷球练习场等多种放松运动区域。
在上海园区项目中，我们还签署了集团公司在亚太区域的首个设施管理外包合同，在深层次挖掘项目地产商业价值的同时，为我们的日常商业运营提供巨大的实际支持。如果一切顺利的话，我们还将获得我们的首个WELL办公场所标准认证(该建筑认证于2015年3月24日引入中国，它测量、认证和监测空气、水、营养、光线、健康、舒适和理念等影响人类健康和福祉的建筑环境特征)。我们的建筑运营和管理部门致力于将集团办公场所创造成划时代的办公模型，它具有的不仅是极高的可持续运营性，更有着对下属员工身心健康的关注和维护。这听起来似乎很简单，但我要说的是，上海项目园区确实是我们第一个综合有Office 365会议室功能的办公设施，它支持着全部园区员工日常工作和生活的同时，还进一步促进了会议设施分享机制的生成和普及。
另外，这也是我们首次为办公园区设施命名和安装天空标志。整体园区物业在上海正式注册为WPP园区，并在大厦顶端的三个方向安装有5米高、15米长的LED天空标志(LED显示的“WPP达邦”字样)。这使我们的员工因成为巨大商业整体的不可或缺的一部分而感到骄傲。要知道，在租赁物业行业中，为其命名并安装天空标志实属罕见。
《领导者》：同样，如此宏大的园区项目一定对地产部门提出了更高的要求。他们不仅需要和集团高层决策者进行紧密配合，更需要与其他关键的基础设施职能部门紧密合作，例如IT、HR和安保部门等。您能否告诉我们，地产部门如何与这些职能部门通力合作来保证WPP上海园区的成功运营?
伍德伯恩：这个园区项目整合的不仅是多个集团部门和子公司的办公场所，它整合的更是一家集团公司内的不同运营和管理规范。这一点主要体现在HR和IT部门上。我们雇用了极具经验的项目经理人来专门负责IT部门的协调和管理工作。HR部门的工作则深入各个分部门和子公司的日常工作中，并与各自的沟通交流部门紧密联系来完成信息处理。多部门的通力合作营造出了绝佳的企业文化，无论世界经济如何恶化，WPP集团的各种实际和虚拟资源都时刻准备着，为问题的解决提供实在的支持。在项目投入正式运营的第一天，当我在园区内走动巡视的时候感到了极大的欣慰，我看到的是一张张因迁入全新办公场所而感到无比兴奋的表情。“全新的办公环境真是太棒了，完全超出了我们最为狂野的想象。”这是来自于一名集团员工的最值得纪念的评价。对于项目最终形态，我们极少与其他人分享，除了部分战略性因素外，还是因为项目完成到迁入全新办公场所两个节点之间并没有太多的空闲时间。
《领导者》：在园区项目中，WPP集团下属的子公司和部门多达26个，那么，决定各自设施内部的办公位置一定是个非常有意思的过程，请和我们分享一下。
伍德伯恩：说到这个问题，解决它我们可花费了不小的精力，不断地判断和再判断、技术性磋商和适时的运气，都是解决这一问题的关键。每个人都希望能在较高的楼层办公，你可以想象一下，每一个部门和子公司都希望在与其存在内部竞争的其他子公司的空间大战中占据有利位置。首先，我们与主要租户进行了磋商并将整个中层空间留给我们的媒体代理公司。随后，这些媒体代理公司便建起了高度为7层楼的垂直群落结构式的办公环境。这使奥美公司(我们最大的全业务型传媒公司)只能在较低的楼层进行办公位置的选择。作为照顾，我们给予了奥美公司独有的阳台空间使用权。可以说，上海项目园区的空间分配平衡来自于这样的一种分配理念，即公司的空间配给方案决定于该公司之前来自于哪种办公环境和办公楼层。换言之，原本在高楼层的租户继续迁入较高楼层。这种“拼图”一般的工作持续了数个月，甚至一直到了空间规划阶段我们还在进行园区办公空间的分配工作。由于全新企业并购计划的实施，我们还进一步扩大了集团公司对项目园区的空间需求。整个项目物业区域的租金标准都是统一的，在这种情况下，如果多个部门对空间配给无法达成和平的共识，则可以按照“不同的楼层给予不同的定价标准”的方法来进行办公空间的分配。值得高兴的是，大多数公司都对分配到的办公空间较为满意。
《领导者》：对于上海园区项目，如果您有机会回到过去并以完全不同的方式重新做一件事，那会是什么事?在项目的前期阶段，您是否也遇到了某些教训，并将在未来的WPP园区项目中引以为鉴?
伍德伯恩：可以说，在整个项目的策划和管理过程中，我一直都在与各个利益相关方和我的管理团队进行磋商，来尽可能地确定和归纳出我们经历到的各种教训。
就我个人来说，如果能重新来过，那么出于私心，我会选择将各个部门和子公司的原有办公场所续约租赁三个月，这样我们便有了充分的时间做出更加明智的决定，整个项目委员会和集团公司面临的压力也会小许多，业主也将有更加充分的时间来进行建筑服务的无缝化安排。
在寻求项目时效和项目质量之间的平衡时，我尽可能地让每个人感到开心和满意，但却不得不在面临一些具体事情时做出困难的抉择。事实上，有些时候如果更加果断和相信自己的判断确实可以为整个项目园区创造更加美好的未来，但是更多的时候，在进行如此复杂的利益相关方管理时，我们不得不使用“联邦式的体制”来按部就班地开展工作。
最终，上海WPP园区项目得以圆满地按时交付，同时并未超出预算。我们成功地活了下来，并将我们的所作所为讲述给大家。
(本文由全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)特别供稿。翻译/南天)
受访人简介：
詹姆斯·伍德伯恩(James Woodburn)，WPP达邦集团亚太区域地产管理总裁(总部位于澳大利亚悉尼，并在香港设有分支管理团队)。WPP集团在全球的21个国家的83座城市有着面积高达511,000平方米的400处独立办公物业。
(原载于《现代物业·设施管理》2016年第11期)
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