设施设备运行维护档案的保存年限一般为3至5年，可定期处理。这一档案主要包括：设备运行日志、故障处理记录、巡检记录、事故处理报告、维修保养计划、维修保养报告、设备完好率检查评定、设备系统状态参数测定记录、设备及系统的专业安全检验报告等。
设备系统的维修、改造档案主要包括：设备、设施、系统的专项修理、大修、中修、改造计划以及实施合同、实施报告、验收报告等。
设施、设备报废档案主要是设备、设施的报废申请、评估情况和报废记录等。
对物业设施设备原始档案资料的管理必须做到规范管理、分类归档、严格遵守规章制度，原件不得带出资料室，由资料员保管和复制供应。
设备档案资料按每台单机整理，存放在设备资料档案内，档案编号与设备编号一致，按编号顺序排列，定期进行登记和资料归档，要求做到：明确设备档案管理责任到人；明确设备档案的归档路线，包括：资料来源、归档时间、交接手续、资料登记等；明确设备档案的内容和负责人；明确设备档案的借阅办法，防止丢失和损坏；明确重点设备档案，做到资料齐全，登记及时、正确；设备档案的变更、修改、填补要及时、准确。
接管验收工作的实施
物业管理单位在接管物业项目前，应组建接管验收工作组，按照设施设备系统，分系统、分专业、分工种对接管验收各技术专业人员进行必备的培训和组织现场勘探，明确工作责任与任务。其工作程序大致如下：
参加“接管验收协调会”，将物业接管验收方案通报各方；
按照建设方同各方会商的接管方案和国家、行业标准进行验收。对在验收中发现的问题进行逐项记录并由有关各方签字确认，每天结束后，各专业、各系统汇总当日验收情况，并将需整改的内容交给移交方；
接管方一旦接收该区域/机房（设备间）的钥匙，就立即进行封闭管理。移交方人员若再进入该区域，需严格按照接管方的规定进行登记并领取施工出入证；
不合格的问题，移交方按照甲方要求进行整改，并再次组织验收；
全部验收结束后，接管方汇总最终文件，参与验收各方代表签字，验收完成。对尚未完成的整改工作，必须在验收文件中逐项说明，接管方配合施工单位整改，逐步消项，在约定的时间内完成。
在设施设备的接管验收工作中，物业服务企业要对相关专业技术人员的岗位职责进行明确。首先由技术总负责人负责组织设施设备的接管工作，由其安排各系统工程师对所属系统设备开展清点验收；负责联系各方，检查、培训、协调各系统工作质量进度，解决发现问题，针对设施设备验收状况进行评估物业后期合理运行问题，在全部验收后向业主提出相关系统设施设备运行方面的合理建议。同时，企业还要安排专业工程师和技工接受原设备生产、安装、调试、管理单位的培训，使其掌握本系统的设备操作、运行方法并指导下属工程部技工接管、操作设备。
在设施设备接管验收的后期，物业服务企业还要特别重视遗留问题的交接处理，发现问题及时上报建设方（业主），并积极跟进整改情况。在接管中未能发现的问题，设备接管运行后注意检查收集，集中上报建设方并跟进处理情况。设施设备维修期内出现问题，均属维保问题，应及时与设施设备责任方沟通、处理。
