应急预案的文件结构
应急预案要形成完整的文件体系。通常完整的物业服务企业(公司)级应急预案由总预案、程序文件、指导说明书和记录四部分构成。
总预案包含了应对紧急情况的管理政策、预案的目标、应急组织和责任等内容。涉及应急准备、应急行动、应急恢复以及应急演习等各阶段和各部门。总预案是纲领性的，主要明确应急的原则、职责和总体目标，具体的内容由其他文件详细说明。
程序文件说明某个具体行动的目的和范围。程序文件的内容十分具体，包括该做什么、由谁去做、什么时间和什么地点等，如应急通讯程序、现场急救程序、现场监测程序、疏散程序等。程序文件的目的是指导较为复杂的应急行动，使某些应急行动程序化和标准化，确保应急人员在执行应急任务时不会产生误解和误操作。
指导说明书程序文件应当简洁明了，而一些具体的细节则应在说明书里介绍。应急行动细节的内容往往是供应急行动人员使用，尤其是只涉及少数应急人员的具体工作时，相应的文件应在指导说明书中描述，如有毒有害气体现场监测设备、应急通讯设备的使用说明书，医疗救护人员、后勤人员的职责说明书等应纳入指导说明书。
应急行动记录包括应急行动时的相关记录，如通讯记录、指挥与行动记录、现场监测数据记录、应急演习与培训记录等。这些记录是文件体系必要的组成部分，是改善应急行动与预案的基础，也可能是追究法律责任的依据。
从记录到总预案，层层递进，组成了一个完整的预案文件，从管理角度而言，可以根据这四类预案文件等级分别管理，既保持了预案文件的完整性，也便于查阅和调用。
应急预案的修订及档案管理
应当根据预案演练、机构变化等情况适时修订，物业服务企业的应急预案每年至少要评审一次。评审时应注意如下问题：在脆弱性分析时发现的问题和不足是否得到充分的重视？各位应急管理和响应人员是否理解各自的职责？企业的风险有无变化？应急预案是否根据企业的布局和工艺变化而更新？企业的布置图和记录是否保持最新？新成员是否经过培训？企业的培训是否达到目的？预案中的人员姓名、头衔和电话是否正确？是否逐渐将应急管理融入企业的整体管理？社区机构和组织在预案里面是否适当体现，他们是否参与了预案的评审？
除了年度评审之外，某些特定时间还应开展评审和修订，如每次培训和演习之后、每次紧急情况发生之后、人员或职责发生变动之后、企业的布局和设施发生变化之后、政策和程序发生变化之后。
应急预案也是物业服务企业在物业服务过程中的物业管理档案的重要内容之一，应按照物业管理档案的分类方法和存放要求进行归档存放，便于今后查阅。
