物业档案管理发展思考
国内知名企业大唐国际现已实现了集中分级管理，构建起了立体式企业数字档案馆。据了解，其支持集中式存储、分布式共享的集团型档案管理模式，采用集团总部集中建设模式，集团总部配务高容量的存储设备对所有数据实行定期备份，保证数据的长期安全。同时，集团总部档案部门可以根据授权通过系统中的“转向”功能，进入各下属档案部门的系统，查看相关的统计信息、工作进展情况，实现网络上的业务指导。通过网络实现下属分支机构之间、集团总部与各下属分支机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用，形成集团总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。
对物业管理来讲，还远远达不到这样的层面和水准。就物业档案管理目前的现状来说，首要的是通过制定相关的物业管理规范，明确物业档案的移交程序和范围。如根据《重庆市物业管理条例》第四十四条的规定，前期物业服务合同签订后、房屋交付使用前，建设单位应当向物业服务企业及物业所在地的街道办事处（乡镇人民政府）移交物业档案，并提供物业管理用房。物业档案包括下列资料：（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（四）物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时，将物业服务用房、物业档案移交给业主委员会。
但是，由于物业档案存在多头管理和移交不规范的情况，加之有关法律规范缺失，物业档案管理工作存在不规范、不权威的现实问题。档案本身具有法律凭证效力，被认定为真实有效的档案可以作为有力的证据，证明当事方的诉求合法有效。但在现实生活中，由于技术手段的不断发展，也有仿冒和篡改档案的事情发生，因此档案作为凭证的法律效力受到了前所未有的挑战。在当事双方发生法律纠纷时，物业档案可以作为有力证据支持某方的法律诉求，但物业服务企业作为物业档案的保管方，在提供档案佐证方面具有先天优势，处于强势地位。业主单位或业主委员会处于弱势地位。对有利于物业管理方的证据，业主方往往以对方有机会篡改为由不予采信，对有利于业主方的证据，物业管理方不愿意主动提供甚至销毁篡改，造成了物业档案凭证危机。
解决该问题的最好手段，就是引入物业档案的登记备份机制。研究分析物业档案的结构形态，选择具有凭证价值的档案，如物业费明细、水电费缴交单、物业配套用房租赁合同等等，适时备份到第三方机构（档案馆、建设局等单位），在发生纠纷时，调出原有备份的档案信息，确保物业档案的真实性和有效性，化解矛盾，促进物业服务行业科学健康发展。
当然，物业档案的管理始终要从探索自身规律入手，着眼于提高物业管理水平，这样才更具有现实意义。
