去年底,为应对外部环境的变化,公司结合多年探索的管理理论,推出了多项管理措施,公司内部环境也因此发生了变化。作为管理措施的落实者--公司职员尤其是各级管理职员,如何适应这种变化,是我们每一位职员不能不思考的问题。为此,我想在思考这个问题的同时,对公司多年历练和沉淀下来的文化作初步解剖,并与公司全体同事分享。
一、组织与自我
公司组织如同一辆驰骋在战场上的战车,公司高层在科学分析组织内外环境后,确定了战车肩负的使命以及要达成的远景。我们应该知道,经过几年的深化改革,长城物业(战车)的本体(包括体制和机制)是相对完善的。目前,战车要完成使命和达成远景,主要在于公司组织前进的源动力,即公司高层同舟共济的驾驭能力和全体成员同心协力的推动能力(执行)。在战车履行使命和追求远景过程中,可能出现个别成员努力方向与战车前进方向不一致或不完全一致,也有可能出现个别成员出工不出力,以致出现成员没有战车跑得快的掉队现象,这就是公司组织成员与组织内部环境不协调的情形。
“全部世界的问题解决都归结为人的问题的解决,而全部人的问题的解决又最终归结为人性问题的解决”。可见,要解决组织成员与组织内部环境不协调问题,重要的是解决组织成员的“自我”问题,而“自我”问题的核心是“自我心态”问题。
我们没有理由再去怀疑组织的体制和机制,更没有必要去怀疑组织肩负的使命和追求的远景。
二、组织文化与自我管理
过去的几年,公司非常重视管理经验的积累,并将其提炼成公司管理理念体系。我在《长城物业的DNA》文章中提到了公司文化的内涵,应该说,公司的管理理念是公司的核心文化。
在公司理念体系中,公司的价值观是公司处事的基本态度(公司人格化的心态)。并由三部份组成,即与客户关系的价值观、与职员关系的价值观以及与行为关系的价值观。公司通过表明对三者的基本态度,完整而深刻地说明了这样的一个道理,即:公司的价值是通过职员的行为,为客户提供比竞争对手更有价值的价值来实现。其中,客户、职员和行为是公司价值实现过程的关键节点。不难理解,公司的价值观几乎对公司所有活动表明了基本态度。关于与客户关系的价值观,我在《如何实现“顾客满意经营”》文章中有所剖析。其实,透彻地理解了与职员及与行为关系的价值观,就不难理解与客户关系的价值观。
公司文化是公司职员管理自我的重要准则!
生命起始间,会出现许多人间百态问题,并游离在整个人生。如果没有认同的准则来规范(认识)这些问题,人生的意义就大打折扣。职员管理自我的准则要真正体现在公司文化层面,职员就要正确认识自我,积极自发寻找需要调整的自我心态问题。比对公司文化的真义,客观检讨自我心态,并及时调整自我心态。自我心态问题的解决过程是完善自我过程,是超越自我过程,是职员对公司文化的认同过程。显然,管理自我过程包括认识自我、完善自我,进而超越自我。
任何事情都具有两面性,管理也一样,以往,我们各级管理职员仅仅重视对下属的管理,而没有关注下属对自己的管理,因此也就忽视了自我管理。
三、追求绩效的公司文化
“我们强调结果和绩效,遵循结果驱动过程的管理准则,我们所做的一切都应不断改进,追求卓越”。这是公司的行为价值观,公司具有明显的追求绩效文化,为此,长城物业是绩效导向的公司。今年年初,公司各级责任人与其直接上司签订了《年度绩效目标计划书》,这就是公司绩效导向的具体形式。作为绩效目标计划执行的责任人,必须围绕《年度绩效目标计划书》编制《月度绩效目标计划》。在四月份召开的总部工作例会时,发现个别部门没有围绕《年度绩效目标计划书》编制《月度绩效目标计划》,《年度绩效目标计划书》里的一些具体指标没有在《月度绩效目标计划》中得到应有的响应。这种现象,说明我们还有个别职员没有透彻领会公司追求绩效的文化。个别职员一年来都在忙碌工作,可在年终的绩效评价分还不如其他同事,虚构的“不公平”原因也多在于此。
一个小区的物业管理合约期满,业主委员会要求管理处写一份《工作总结与计划》。如果我们还是按以往的思维方式编写《工作总结与计划》,就不可能达到好的结果。一个物管合约的续签工作非常重要,我们应在《工作总结与计划》编写之前,先分析向业主委员会提交《工作总结与计划》的目的,然后才策划《工作总结与计划》的框架。提交《工作总结与计划》的目的(追求的结果或绩效)是能顺利续签小区管理合约,并能体现大专业公司的风范(要体现专业性、效率性和规范性)。其中,提交《工作总结》的目的是让业主委员会满意管理处已往的工作表现,“满意的工作表现”是履行了原合约条款和法规要求的义务,并由合约期内的案例及数据支持;提交《工作计划》的目的是让业主委员会接受管理处未来的工作安排,为达成双方可接受的新合约条款作好准备,并由具体工作计划和预算支持。这就是“结果驱动过程”的思维方式,是公司追求绩效文化的具体运用。
公司必然有其不足的地方,有不合理甚至是不公平的地方。我们有些职员在处理这些问题时,多数会将个人情绪带到自己的工作岗位上,进而影响工作质量和效率(服务业的职员情感外延质量会严重影响服务提供质量)。出现这样的问题,是职员没有冷静思考自己到公司工作的真正目的,是极不明智也极为错误的做法。车间里的工人若因个人情绪带到生产线上出了次品,厂方当然不会接受。工厂工人能理解这个道理,而我们的管理职员甚至是中层管理职员还不能理解这个道理就不应该了。
我们的职员尤其是各级管理职员在做任何工作之前,一定要先思考并回答此项工作的目的,然后才开展工作。这样,就可做到事半功倍,并可在工作中找到乐趣。
四、严守程序的公司文化
“严守工作程序,勇于承担责任”“守法经营”是公司执行文化的另一种表述。公司于去年出台了《董事会禁令》,并将今年确定为“执行年”,这些都说明了公司对执行管理的重视,是公司对严守程序文化(执行文化)的强势推广。作为公司来说,对执行管理的措施是到位的,但是我们的职员尤其是管理职员有没有意识到这些?
这是一个涉及职员自我管理的问题。首先比对公司文件要求,比对你上司对你的期望(大到年度绩效目标要求,小到对护卫员要有礼貌盘查外来人员的要求),然后认识自我,这是自我管理很重要的步骤。有些职员特别是各级管理职员,总是我行我素,文件归文件,上司说的归上司说的,这就明显抛离了公司的执行文化。这种现象,我曾经称之为“行政梗塞”。公司是一个有机组织,和人一样,出现生命源在本体内运行梗塞时,组织很快就会消亡。所以,公司是绝不允许这种现象出现的。任何一级管理职员接受或容忍这种现象,就等于接受或容忍侵蚀公司的生命!
试想,文件规定备用发电设备要定期试运行,却没有去落实;设施设备定时巡查,却做假记录;受理的投诉或请修要及时处理并回访,却长期不过问;上班时护卫员要处于警觉状态,却在睡觉状态等等。这不是侵蚀公司生命又是什么?
我们不妨深入思考一下:公司个别摔下来的职员,关键的原因就是没有吃透公司的执行文化。一般情况下,职员在执行方面有问题时,其上司或相关职员会对其个别提示或在会议上强调,只要用心落实并及时积极改进,就不会摔下来。
执行,也涉及权力范围的问题,不赋予一定的权力,执行是一句空话。为此,公司早就提出管理重心下移,并在今年以《授权书》形式将各级权力明确下来,在人财物方面,公司各级管理责任人都有一定的权限。但是,我们有些管理责任人可能仍然存在各种顾虑,不敢尽责行权,得了重度“权力痴呆症”造成内部管理严重泛力,形成工作被动局面。尤其是内部职员管理存在的问题更为严重,多数管理职员对下属不敢奖惩,只期待更上一级管理层来处理。我在不同的场合经常提到:社会无非是由“人”和“事”构成,但是“事在人为”所以,对人的管理很重要,人管理不好,事必然做不好。
执行文化,关乎公司的事业命运,关乎职员的职业生崖,我们没有抛离它的理由!
五、不断改进的公司文化
为了绩效,严守工作程序,是最基本的道理。“用心做事,创新思维”“我们所做的一切都应不断改进,追求卓越”是公司的不断改进文化,是公司持续生存和发展的根本保证,是职员成长和职业发展的有效途径。公司组织在行业的大环境里生存,必然要适应大环境的变化。我们都知道行业的环境是在不断快速变化着,所以,公司组织也应不断改进;我们每一位职员都在公司的环境内工作,必然要适应公司组织内部环境变化,为此,我们的每一位职员也应不断改进。
这也是一个涉及职员自我管理的问题,是职员自我完善或是自我超越的管理问题。有些管理职员对自身管辖范围内的问题视而不见(没有“用心做事”),上级检查发现并要求纠正时,仅仅以短浅的眼光考虑是否被扣分处理,然后用诸多客观原因来回应。没有站在客户的角度来思考存在的问题(没有用“顾客满意经营”理念开展工作),更没有以自身不断改进的理性的长远的思维方式处理问题,久而久之,失去的不是被扣的几分而是对公司来说是物业管理合约续签权,对职员个人来说,也必将断送自身职业生崖。
绩效文化,执行文化,改进文化是公司管理理念内涵的表现形式之一。对公司而言,是公司事业发展的核心动力,是公司市场核心竞争力,公司文化力必将充分体现公司在行业内的地位;对职员而言,是职员成长和职业发展的引擎,是职员凝聚力的纽带,职员对公司文化认同的程度必将影响职员在公司的职业生崖。