纽约小区业主委员会(董事会)具有审议、准核、决策的大权，而管理公司或管理人员只有汇报、提议与执行的职权，那么，纽约小区业主委员会是通过什么方式让管理公司去执行业主委员会的决定呢?
会议备忘录!会议备忘录就是业主委员会给管理公司的工作指令。
纽约的小区或公寓业主委员会一般5至11人，市中心的公寓是独立的一栋或数栋大楼，郊区的小区就比较大，有几十栋楼的。
业主委员会平均每月开一次会，每次会议要讨论财务，维修，评估管理，买卖审核，租赁审核等等，因为业主委员会成员都是兼职，会议大多放在晚上七点后举行。考虑到有的业主委员会成员下班后匆匆赶来开会，晚饭还没来得及吃，有些业主委员会主席或副主席或早到的委员会自掏腰包买一些点心请大家，而不会动用大家交来的物业费。
会议备忘录的英文叫：MEETING MINUTES
下面是2006年12月15日，S公寓业主委员会交给T管理公司的一份会议备忘录：
时间：Dec/15/2006
地点：S 公寓会议室
出席者：姓名(略)
例席者：姓名(略)
讨论事项：
1.圣诞节的大楼装饰，员工红包与调薪
2.停车道的非法停车
3.暖气锅炉更换
4.洗衣房失窃
5.5F与14G业主的物业费迟交一个月
6.10A单元买卖
7.年终财务报告
建议与决定：
1.去年的圣诞树太小，建议今年买24英尺高的圣诞树。外栏灯饰多一些。整个费用限在$250以下。给全体业主发一封新年问候信，大家应该感谢小区物管员工的一年辛劳，圣诞红包，建议每人给$20，由管理公司分配给员工。业主自愿给谁也可以。
员工去年已调薪一次，年底不动了。明年年中考虑。
2.许多业主反映，每天下午有三四辆车停在车库车道，谁的车?为什么不停车库?是否收费?请管理公司经理调查。车道不准停车。
3.四号锅炉有噪声。要叫维修公司来看，安全第一。如要换新，管理公司寻找三家锅炉商报价，并报告业主委员会主席。
4.管理公司要发一封信给所有业主，衣服洗完后，要立即从烘干机里取出。有些房客，常常遗忘。洗衣房是自助的，丢衣服，业主委员会与管理公司不负责任。
5.上个月有5F与14G二个单元迟交物业费。5F家没人，请管理公司写信或打电话了解一下。14G的业主说，因工作忙，忘了。5%迟交费可加在下月帐上。
6.10A单元买卖方交来的资料已讨论，主席签字同意。
7.年终财务报告在明年一月交W会计事务所，年终财务报告在三月下旬召开全体业主大会上要发给每一个业主。
由于纽约的水电费涨价，是否调高物业费，请管理公司作一个预算，放在三月的全体业主大会上讨论。
另：节日期间，来往人多，要注意安全。
签名：姓名(略)
以上是纽约公寓通常的业主委员会议记录。这个S公寓业主委员会每月开一次会。也有些公寓业主委员会二个月开一次或不定期召开。
不同的公寓会议备忘录的格式不同，大多数公寓的会议备忘录都不太正规，无落款与签名。当在讨论一件非常重大的事的决议后，例如解雇管理公司，聘用新管理公司，公寓小区与开发商打官司，与政府部门的交涉，大笔款项使用等等，业主委员会主席会要求委员在会议备忘录上落款与签名，以示集体决议，集体承担责任。
美国人很少用公章之类，任何法律文件都是当事人亲笔签名。
业主委员会的会议备忘录一般会抄送一份给管理公司经理。管理公司将按业主委员会的决议去执行。下个月的业主委员会的会议会评估这些事项的落实情况。
有些会议备忘录也会印发给每一个业主。让全体业主了解公寓小区的动态。
不过大部分公寓的会议备忘录里牵涉到人事，薪水等讨论事项或有争议内容，文件的原本不会散发，业主委员会会另外打印一份通知之类的文件给管理公司或业主。
纽约有些公寓小区业主委员会在开会时，会邀请管理公司经理参加，听取管理公司汇报并共同商议物业管理事项。
会议备忘录属档案，具有法律性，在纽约至少要保存6年。其他州5年至12年不等。
(作者系纽约资深物业管理顾问)
(原载于《现代物业·新业主》2008年4期/总第85期)
