随着物业管理法制化建设逐步完善，市场日趋走向规范，而物业项目的争取也日益激烈，承接和退出物业项目越来越频繁。档案管理是物业管理工作中的基础性工作，为了体现物业项目在管理过程中的连续性，保持物业项目管理的有序、长效，保证物业项目交接平稳过渡，防止损失产生，物业档案的交接工作就显得非常重要。
《物业管理条例》第三十九条规定：“物业服务合同终止时，物业服务企业应当将……规定的资料交还给业主委员会。物业服务合同终止时，业主大会选聘了新的物业服务企业的，物业服务企业之间应当做好交接工作。”
档案交接是物业项目承接和退出时工作交接的一项重要内容。但是在实际的交接过程中却常常不能引起足够的重视，致使物业项目承接方在进入实际的物业管理工作中由于档案资料的缺失，给日常工作带来种种的不便和困难。
第一、在档案交接时，有的移交方不但不编制明细目录，而且也不撰写档案移交说明;有的移交方虽然编制有档案目录，但是很粗糙，不能准确、全面地反映档案资料在册情况，致使交接双方不得不组织专门人员对档案进行梳理，重新编制目录，无形中增加了工作强度和难度，拖延了物业项目的交接进程。由于移交方在交接前对档案不做分类、立卷、案卷排列、案卷目录编制等整理工作，使得缺失的档案资料无法及时被发现和补充，借出的档案不能及时被追回，造成档案流失。所以，在做物业项目档案移交工作准备时，应当提前对档案资料进行整理，编制清晰的移交清册，撰写详实的档案移交说明，做到心中有数。对借出的一时归还不了的档案要载明原委及催还情况，并整理好借据。对一些零散的、不便于统一归类、立卷的文件材料要集中存放。按照档案目录的编立要求，根据档案资料信息的来源、内容、表现形式等特点进行细分，制作并建立档案总目录及分目录，做到帐物相符，分类科学，组卷合理，条理清晰，方便管理，便于查阅。
第二、档案资料不做分类编立，不符合存档要求。笔者在对承接的物业项目做摸底调查工作中，发现有的物业项目基础管理十分混乱，在基础档案管理上表现尤为突出和明显。有的项目移交方在日常管理工作中不但没有设置专职或兼职档案管理员，而且项目的主要管理人员的档案建立意识也非常淡薄，该分类的不分类，该立卷的不立卷，该装袋的不装袋，该归档的不归档，资料东拉西扯，出现破损不进行修补、复制。为图方便、省事，有的只是将相关材料进行简单地堆砌、罗列，主次不分，不按时间顺序或事情发展过程进行整理、归档，没有分立装订成册，整个档案资料异常零乱、分散，无法满足档案系统有序的要求。由于缺乏基本的档案管理常识，不会正确应用档案保管技术，造成档案质量低劣。有的文件书写和载体材料不符合档案耐久保存要求，比如使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。有的直接使用传真件入档，不进行复印留底保存或要求事后提交传真原件归档，致使传真件在放置一段时间后字迹消失，无法辨认，失去了档案的凭证作用。因此在做物业项目的交接准备时，项目参与人员应当具备基本的档案知识，掌握一定的档案保管技术和操作技能，及时发现、纠正在以往档案管理中的错误做法，提高档案的形成质量，使档案资料更齐全更完整。
第三、移交的档案资料不完整，不能体现物业项目管理的连续性、持续性。有的物业项目移交方故意破坏档案的真实性、原始性、完整性，采取隐匿、变造、篡改、转移、抽取、顶替、损毁等恶劣手段，或是东拼西凑，人为造成档案资料缺失和档案历史的失真，有意逃避管理责任。而有的接收方在承接前，对物业项目情况不摸底、不调查，简单、甚至是草率地接收本身就存在缺陷的档案资料，给物业项目的后续管理埋下隐患。比如接收的公共设施设备档案资料中没有运行、检查、维修、保养、改造记录，造成承接后的一段时期内，在日常管理中不能准确掌握设备运行规律，无法准确把握备品配件的更换周期，维修保养计划的制订也不能做到有的放矢，增加了查找、分析、解决运行故障的难度，使得接收方不得不从一点一滴开始重新熟悉、了解、掌握设备技术性能和运行状态;有的移交方在平时的工作中由于忽视档案管理，造成已变更的资料没有及时更新入档，比如当房屋产权变更后，没有将业主资料进行更新登录，造成接收方在后续的物业服务过程中对象混淆，很容易引起误会，产生不必要的麻烦，而且也会使业主对服务质量、管理水平产生怀疑和不信任。在交接过程中，有些档案资料因为涉及到移交方的生产经营及内部管理的核心内容和敏感话题，而不愿意甚至拒绝办理移交手续，比如依托所在物业项目的便利条件并以此开展多种经营时所积累的客户资源和建立的市场渠道。还有一些记录物业项目发展过程的以录像、录音、相片、奖状、锦旗、奖牌等等为载体的实体档案不办理交接，造成物业项目某一部分的管理历史被生硬地撕裂和隔断。还有用已经作废的资料进行冒充，不移交物业服务过程中形成的客服记录等情形。
由于物业项目移交方不负责任的行为或是接收方对物业档案的漠视，造成交接的档案缺乏完整性和连续性，使得承接方在进入物业项目的实际管理后，才发现在以往管理活动中产生的物业纠葛根本无法通过档案进行追溯和梳理，而且一些暂时没有暴露的矛盾也被掩盖，致使承接方无法追踪、寻觅物业管理活动的真相，还原历史面貌，总结历史经验，探求历史得失。不能为物业项目的承接方提供历史借鉴，就丧失了档案的参考作用。
第四、对待档案交接工作不重视，交接工作走过场，敷衍了事，档案交接手续不严密，尤其是物业建设单位与物业管理单位是“父子关系”的，表现就更为突出一些。有的接收方为能尽快进入物业项目的日常管理，忽视档案交接工作，对档案交接进行简单处理，交接手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该核实的不核实，该签字的不签字，忽视档案交接工作帐物相符的基本要求;有的只接收部分档案资料，甚至只接收几把档案保管柜钥匙;还有的接收方只注重财务档案、业主档案的移交，而对于在管理过程中产生的档案资料或需要进一步持续跟踪完成工作的资料却不办理移交，造成承接方对物业项目以往的管理情况无法追溯，对未来的发展形势无法准确预测。在交接清单中用词模糊、笼统，尤其是数量单位，比如某某文件一箱、一包、一捆等等，不精细、不准确，而且无法从目录中准确、具体地体现档案的真实情况。
档案监交工作不严格，交接程序不完整，缺乏或少有业主委员会等第三方对交接工作进行监督。由于业主委员会等监交人没有参与到物业项目的具体管理活动中，不了解物业移交单位的管理内容和工作情况，因此对物业档案的来源、形成和现实作用也就没有具体的认识和切身的体会，而且在交接前既不对移交方档案保管和档案工作情况进行充分、细致的调查和了解，也不对档案移交的准备情况进行检查和指导，对移交的资料档案不核实、不清点，造成物业项目交接工作拖延，日常管理脱节。因此，不论是交接双方，还是监交人都要认真做好准备工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接清单上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人及移交清册、页数等。制作一式三份的移交清单，移交人、接收人、监交人各执一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交清单上签字盖章，以示对交接工作负责，这样才能保证交接工作顺利进行。
物业档案的来源和形成始于物业项目的成长和发展过程中，它忠实地记载着物业管理工作的每一个环节、每一道手续，真实地反映了物业管理在社会生活中的方方面面，具有承前启后的作用，体现了鲜明的社会性。因此在承接和退出物业项目的工作中，要以认真、负责的态度做好档案交接工作，维护档案的完整性，保障物业项目管理的连续性和一贯性，客观、真实、准确地反映物业管理活动的全过程。
(原载于《现代物业·新业主》2008年第08期)
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