物业管理在国外已不是新鲜事物，在我国却起步较晚。由于社会和市场对物业管理的急需，诸多物业管理公司纷纷设立。作为新兴发展起来的公司，物业公司的起点相对也较高，不仅大部分公司都采取了现代化的管理模式，一些大型的物业公司，更是通过了严格的质量体系认证，建立了一套标准化管理规章制度。但是另一方面，我们也不难看到，随着有关物业管理方面的民事诉讼的增多，暴露出了一些新的问题，如：管理规章制度在法律方面存在一定的欠缺。本文将从民事诉讼的角度出发，同时结合部分管理费纠纷案例分析，对此问题进行一个初步的探讨。
一、建立完善的业主档案资料
业主资料的重要性，对物业公司来说是不言而喻的，但是在实际工作中，特别是在前期物业管理工作中，大部分物业公司的业主资料直接来源于房地产开发商，因此很不完善。从法律意义上来讲，如何健全业档案资料呢？笔者认为，着重要注意如下几项资料的核实和登记：
1、业主为自然人的，注意其业主及家庭各成员身份证件资料、工作单位资料的核实和登记。从开发商手中接管相应资料的，一定要注意业主相关资料的完整性，如果内容不完整的，应在接管之际及时要求开发商配合，将资料补充完整。
2、业主为公司法人的，注意公司营业执照各项登记内容、公司财务帐号及法人身份证件资料的核实和登记。
3、业主将住房出租的，在注意业主资料登记的同时，还要注意租住人身份证件及工作单位资料或者是公司营业执照、财务帐号及公司法人身份资料的核实和登记。
以上各项证件资料，注意尽量要核实，并应尽量取得原始件的复印件。从服务的角度出发，这些资料的取得，不仅对物业公司全面的了解业主，以便为业主提供人性化的服务，提升物业公司的管理水平和服务质量有着重要意义，同时站在法律角度来说，还有着特殊的意义。
如：某物业公司接手了某小区的前期物业管理，在业主委员会选聘了新的物业管理公司后，对该小区部分购买了住房但一直没有入住、也没有交纳物业管理费的业主，依法向人民法院提出起诉。人民法院要求该公司补充业主除住址外的详细资料。由于接手该物业时，开发商只向该物业公司提供了简单的业主姓名及房间号资料，而物业公司在管理过程中对此没有引起足够的注意，后来在履行合同过程中又与开发商引发一系列纠纷，开发商对物业公司的诉讼根本不予以配合，导致该物业公司不能提供相应资料，因此人民法院驳回了该公司的起诉。
