二、规范前期物业管理合同
1、签订前期物业管理合同时，注意要对物业管理费开始收取时间作明确约定。
《物业管理条例》颁布实施后，为了规范物业管理行业，国家建设部发布了前期物业管理合同和物业管理合同的格式范本，有不少物业公司签订合同时直接选用了格式合同，笔者以为，各个物业的具体情况并不相同，合同还是应该根据实际情况对范本的部分条款进行补充完善。例如，在签订前期物业管理合同时，就应特别注意对物业管理费开始收取的时间作一个明确的约定。特别是物业管理费由开发商承担转到由业主承担，这个时间的划分应该有明确的约定。在实际中，这个时间往往是由开发商单方面下发一个入伙通知书给物业公司，物业公司以此为依据开始收取物业管理费，这在现实中引发了诸多纠纷。笔者以为，从法律角度出发，对这个时间的划分，应有三方签字的书面认可手续，在入伙通知书中既要有开发商签字和盖章，同时也要有业主的签字认可，及办理入伙手续的物业公司的签字盖章，这样就是一个较好的方式。
如：在某物业公司提起诉讼，要求某业主交纳欠交的物业管理费时，该业主认为自己并未办理入伙手续，作为证据的入伙通知书只是开发商与物业公司的约定。由于是前期物业管理，该业主也没有与物业公司签订直接的物业管理服务协议，物业公司不能提供其他证据证明业主与物业公司之间管理关系的成立，因此物业公司的诉讼请求最终没有得到法院的支持。
2、前期物业管理结束，业主委员会选聘了新的物业管理公司的，注意交接工作中法律手续的连续性完整性。
在实际中，不少物业公司撤出小区的物业管理时，都有一个时间过程，短则一二个月，长则半年不等，在这个期间，物业公司实际上仍在履行服务合同，但是往往与开发商，特别是业主委员会之间，只有一个口头协议，或者虽然有一个书面协议，但是在超过了协议的约定时间后就不再根据实际情况进行补充。笔者认为，在完成前期物业管理后，最终撤出管理的小区时，物业公司一定要和业主委员会对此时间有一个明确的书面约定。
如：某物业公司撤出某小区的物业管理，与业主委员会的最初协议约定时间是在2004年1月，但是由于业主委员会选聘新物业公司工作的延迟，正式退出小区是在6月以后，在该物业公司提起诉讼，要求某业主交纳物业管理费，法院要求该物业公司提供在2004年1月后的证据，该物业公司提供了补充协议及撤管公告，补充协议是2004年3月签订，约定撤出时间为2004年5月，撤管公告是2004年6月物业公司正式撤管时贴出的，法院对补充协议予以采信，而对物业公司单方面贴出的撤管公告不予采信。最终法院支持了该物业公司收取至2004年5月的物业管理费。
三、在实际管理工作中，注意采用相关法律形式
在实际管理工作中，特别是在办理一些手续的过程中，物业公司同样应该注意采取一些法律形式，例如：
1、在前期物业管理工作中，业主来物业公司拿钥匙看房，笔者建议物业公司采取由业主签字的书面登记手续。在业主的租住人来看房时，笔者建议由看房人提供由业主签字的相关书面许可证明后，方可进行，以避免一些纠纷的产生。
2、在催缴物业管理费过程中，注意采取书面的催缴形式，如发出催缴通知书等等。
3、注意做好相关值班记录及值班资料的保存，如空调运行的维修登记，货物出行的登记，来客来访的登记，业主领取邮件报刊的登记等等。
总之，完善管理制度，提高物业管理服务水平，对物业公司来说，是一个逐渐的过程。笔者参与了数十起物业管理费纠纷诉讼，更感觉到，诉讼是一种解决纠纷，维护物业公司合法利益的有效的方式。因为法院审理此类案件大多是采取简易程序，审理时间短，只要物业公司有充分的法律依据，一般说来物业公司都能胜诉，所以，从法律的角度来不断完善管理制度，不仅是一项物业公司长期而重要的工作，也是物业公司法律顾问的一项重要工作内容。
