文 / 陈瑜(上海明华物业管理有限公司总经理助理、上海市政府采购(物业管理)评审专家)
在企业竞争和市场发育的必然要求下，物业服务企业被推向市场前沿。随着市场竞争机制的引入和深入发展，物业管理招投标呼之欲出。
关于市场投标工作，各行业都有自己的工作流程。一般，物业服务企业接到总部园区和研发基地的招标文件后会现场踏勘并提问答疑，市场部会对拟投标项目进行可行性分析;项目的投标建议若得到批准，市场部会随即组织人员开始编制投标书。本文将详细阐述建立大型物业投标项目的管理流程。
建立小组，确定分工
投标书的编写必须有多人配合，企业可以抽调部分项目经理和技术骨干一起参与，如果在一个时间段遇到多项任务，可以分出两到三个标书小组。
每个标书小组至少有三人分工合作：一人侧重商务标，一人侧重技术标，一人准备资信文件和标书排版印制。
标书小组负责人由公司总经理室的分管领导担任，主要研究确定每个投标项目在技术标方面的重点章节、商务标测算原则等的重要事项。技术标执笔人和专业配合人员根据与标书负责人商定的大原则进行编制，过程中可以经常碰头研究谈论疑难事项。商务标执笔人要向人事部了解最新岗位薪资，向行政部采购员了解物资价格行情，并且研究招标文件中相关测算表式。企业资信文件编集人根据本次招标文件的要求，收集汇编相关最新资信材料用于投标书中。标书文字稿和表格编写完成后，还要有专人进行版面编排、文字校对、交付印刷和盖章封装等工作。
凡事预则立，不预则废。只有经过详尽的策划安排，整个投标工作才能有条不紊地顺利进行。投标书的策划主要包括技术标、商务标和资信文件等三部分，在下面我们会详细提到。
编写技术文件
技术标编写需要体现三个原则： 一是“雪中送炭”，招标书中的所有服务需求都需要得到相应的落实;二是“锦上添花”，要充分体现本企业对于类似于物业管理经验的服务心得;三是“献计献策”，标书中如能对项目管理改进和服务提升有所建言，可能会得到采购人及评委的充分首肯。
在编写技术文件时，编写者要认真阅读招标文件，识别采购方需求，熟悉本企业以往类似项目的服务提供模式;还要尽量参加现场踏勘及现场提问，以确定本项目技术要点、管理难点和应对措施，通过答疑提问进一步确定重点难点;根据本项目情况，重点阐述对重点难点的认识和应对措施;可以熟悉一下本企业类似项目技术方案的内容和格式，在标书中选录本企业成功经验和管理案例;在引用通用性的技术方案时，要注意表述重点的转换性安排并注意文字的统一性。
策划商务标
商务标的策划需要体现三个特点：首先要“精准测算”，对于人员、物耗、能耗、检测费用、开办费用和外包费用等要有相对精准的测算，使得招标书中确定的物业管理费用得到合理的分配和安排;其次要“详细说明”——对于商务标中各项费用报价，应有逐项取费说明，有些是国家和地方政策法规规定(如最低工资标准和社保缴金比例)，有些是行业和社会的收费标准(如物资采购和酬金税金);再就是要“量入为出”——政府采购物业项目大都有最高价格限额，当按照“成本法”正向测算结果超出预算限额时，就需要采用“限额法”倒算出成本限额，适当压缩人员配置和物耗开支。
此外，阅读招标文件时，负责人要记下投标价格限额和主要费用构成;在现场踏勘及现场提问时，提出些有关疑问点以求解答或确认;还要熟悉本企业以往类似项目商务报价，了解人员薪酬水平、各类物资的市场价格行情以及外发包项目的大致价格水平;根据本项目价格限额情况适时调整人员、物耗、外发包等费用支出的结构比例;对于竞争性较强的项目，可考虑适当的价格优惠措施，以增加本企业获标的胜算度。
编辑资信文件
对于投标书常用的一些资信文件(如营业执照、资质证书、体系贯标证书和项目创优证书等)，我们都采用扫描件的方式，既清晰可辨又便于编辑;对于相关项目的合同复印件和业主方评价意见，我们采用首尾页编辑方式，保留签字和红章，然后扫描;这里就提醒大家，企业一旦获得各种相关的奖项或荣誉，在存档前可以先留好扫描件、存好电子文档，以便投标需要时选用。
需要注意的是，标书编写中千万不能遗漏必备的企业资信材料，以防因此失误造成废标。标书评分中可以得分的企业资信材料也要注意保留，保证企业在客观评分项中拿足应有的得分。也可以适当加入能够反映企业综合实力的证明材料，以使采购人和评委能够充分认识到本企业的综合实力以及对本项目的掌控能力。
做好内容照应工作
要注意标书中几项内容的相互照应。技术方案部分与商务报价部分要相互照应。比如，技术标中的组织机构与商务测算时的部门和岗位名称要统一，岗位人数要统一，技术措施的名称要统一。项目经理一览表与证书复印件要相互照应。如学历、职称、岗位资格证书、工作简历和项目任职经历等需要一致。相互关联部分的前后照应(如资源配置中的人员、职责与条线方案中的组织保障等，条线方案中涉及应急事项处理与应急预案的照应等)。
评审校印
标书初稿完成后，需要组织小组或专人进行评审。评审人员可以由公司分管领导、市场部人员、拟任项目经理和相关评审部门人员组成。
体现企业标书规范，需要时可以增加创新度;格式是否整齐，图片搭配是否合适;要通校一遍文字，无错字、错词、过期信息和不合适内容。
完成一本厚厚的标书是非常辛苦的，难免有段落和文字的缺失和差错;企业最好是安排另外人员(比如行政文员或拟任的项目经理)帮助通读和校对。文字定稿后要进行文本转版(将文本转成PDF格式)交印刷单位，在印出初稿后要及时通览一遍，避免缺漏页和排错版;标书印制后完成后，需要在《招标文件》指定处盖章签字，然后按照招标要求进行封装和盖章。
标书提交
不管是在本地投标或在外地投标，交通和路途情况都有不可预测性，因此要有一定的提前量，切忌因为迟到而取消投标资格。在搬送标书时要注意不要损坏封装，尤其是在大雨天气注意标书不能浸水。投标代理人到场要带好身份证件以备复核身份。重要投标项目，可考虑让拟任项目经理参加开标，以感受现场紧张气氛，提前做好心理准备，提前进入即将到来的答辩角色。
现场答辩
项目经理和其他答辩人应熟读标书，记下重点要点和评委提问的可能关注点，通过与标书主编人交流或模拟评审，抓住答题要点;答辩人应提前到达现场，避免仓促应战;有时间的话可以在脑中回放准备内容，回想可能准备不足之处;对于现场答辩的各个问题，先听清问题，记下要点;先回答主旨，再展开细节，条件允许时增加本人或本公司类似成功案例。
投标总结
市场竞争是残酷的，即便是再多的优秀企业参与，最后也只能有一家中标。在得到最后的中标结果后，无论本企业是否中标，都应该开个小结会，回顾总结本次投标的成功之处和不足之处，提出改进建议和落实提升措施，让本企业的市场竞标工作更具竞争力。
文章节选自《城市开发（物业版）》杂志。
