每个做空间运营管理的行政人都有一肚子苦水从没向人诉说过：
设备维修速度慢、过程管理和结果反馈都不通畅，导致修没修好都不知道……
资产库房管理难以规范、入库出库难以统计、账目不明晰，简直要抓破头……
老板老说办公室能耗厉害，要求节能省电，然而到底是哪儿出了问题实在不清楚……
行政管理工作的智能化、信息化、可视化，是每个行政人的愿望，也是发展的趋势。
“知行最前沿”非常荣幸地邀请到了IBM数字业务集团双创街的投资高级顾问王岩清女士和优服科技联合创始人金雪容女士共同进行分享与交流。
将创新意识注入空间运营服务中
行政要意识到创新的重要性，主动在空间的运营服务里运用创新性技术。“智能办公”、“共享工位”不仅仅是热词，还是一种趋势。面对创新，行政应该做的不是躲避，而是拥抱变化。
创新来源于需求
IBM对全球5,247名业务高管做了一个调研。调研结果显示，未来三到五年间，技术和市场会是影响业务发展的重要外部力量，越来越多的高管希望借助新技术创造更好的客户体验。对行政来说，员工就是自己服务的用户，利用创新技术来满足员工的需求，增强他们的体验，提高自己的工作效率和服务质量。
过去行政需要报修，只能不断打电话给物业管理公司，问修得怎么样了，过程繁琐又漫长。一旦处理难以及时响应，对员工、对公司、对自己都有不好的影响。但是现在利用新技术，你可以知道这张单子进度到哪里了，完全实现自我把控。技术的运用让行政能够更好地去控制情况，拥有个性化、便捷化的体验。
行政创新的三个技术趋势
未来，云计算、移动和物联网三大技术将对业务造成巨大改变。同样，这也将是对行政工作影响最大的三项技术。
这些技术有些已经在应用，例如：通过人脸识别、微信打卡等信息化手段来优化打卡的方式，提高行政的工作效率，给员工更好的体验;利用SaaS平台进行库房管理，行政通过手机就能远程知道库房货存并进行相关操作，降低了管理成本。
值得注意的是，技术不是独立的。在今天，我们需要的是技术的串点，让技术与技术联合起来，产生更好的效果。比如在工位管理中，我们可以利用云计算来记录工位，将工位与周围的设备设施都串联在一起。不管是对于工位空置率的监控，还是“共享工位”的服务，或者是工位的灯坏了，行政都能通过移动端实现管理和操作。通过技术，构建一体化的办公环境。
利用信息化技术解决空间运营管理问题
过去，在局域互联网时代，行政利用互联网办公要架构ERP。但ERP系统需要有服务器环境、专业维护的工程师，运营成本比较高且体验不好。移动互联网的到来，新的技术让我们可以更好地解决物业管理、设施运维、库房管理、节能管理等空间运营管理问题。
报修管理
传统的报修方式，要经过好几个部门传达，才能将任务指派下去。过程繁杂不说，也不能及时解决行政和员工的问题。
现在可以通过线上平台，直接指派工单给专业维修人员，实现线上报修。一方面可以做到让行政知道报修的实时进度，另一方面可以看到维修人员的工作量和工作结果。整个报修沟通会变得便捷、直接、高效。
在提高沟通效率的同时降低沟通成本，优化解决问题的环节，关键是提高了各个环节员工的安全感。员工和老板再问报修进度的时候，行政都能给出准确的信息。
节能管控
对节能管理有强烈需求的大多数是规模较大的企业。而这类企业楼宇面积庞大，按照传统方式去盯，会耗费许多人力和管理成本。而且监测的数据太多太杂，很难从中得到准确信息。这个时候，最好的方式就是利用信息化工具。
让系统代替人力来监测各个区域楼宇能源消耗的实际情况，积累数据。比如关注一个楼的电费、水费、燃气费、配电系统及空调系统的能耗情况。通过对数据的监控，系统能找出温度和入驻率、天气、预算之间的关系，而行政也能根据这些结论采取措施。
很多时候，行政看不懂能耗报表，但系统的运用能把数据实时转换成普通人看得懂的内容，让各部门、各层级更有效地沟通。当总经理问你这个月能耗费用为什么这么高时，你可以告诉他：这个月低于零摄氏度的日子超过15天，比去年同期多了一半，设备提前运行了多久以提高环境温度。瞬间变成专业达人有没有?
采购库管
各个部门采购了物料，用过一次或几次后就存放在库房里再也无人问津，这绝对是种浪费，并且占用有限的库房资源。但很多时候，行政也不清楚库房的物品具体使用情况，东西太多太杂，有时候账目也会出现问题，怎么办?
信息化系统可以帮助行政实现单品管理，核对明细，线上实现入库、出库、盘点和调拨。比如给财务部修了一盏灯，那么系统对应的工单上可能就会记录灯管的价格、消耗的数量，库房还可以通过系统及时销掉这个库存，管理起来就很方便了。一些东西采购进来，直接分到了各个部门，系统也能帮助行政做到分库存的计量。
有的系统还会将库管采购纳入管理中。比如授权让供应商看到库房里哪些常用物资缺货，提醒他该备货了;如果常用物资高于一定库存量，又可以通知使用方尽快干活来消耗掉用品。帮助企业减少库存资金的占有，把现金流做得更好。
设备全生命周期管理
对于办公室设备管理，从购买到最后报损，每个环节都应该实现有效的管控。因为管理成本与维护方式存在很大的关系。
很多行政都面临着同样一个问题：空调。空调种类多又复杂。设计不合理、施工不规范、维护不到位都很容易造成问题。这种专业性很强的设备，往往会很依赖专业维护人员，沟通过程常与空调供应商、装修公司或物业管理公司周旋。
现在很多信息化工具，是通过让行政直接管理专业的第三方来实现运维的。系统根据科学合理的维保计划，定时生成维保工单，直接发送到第三方供应商的手机端。同时，陪同人员也会收到陪同工单，到现场盯着维保人员干活。保证了预防性的维保落到实处。
信息标准化的建立让行政可以容易地判断出设备好坏。很多系统都嵌入由专业人员梳理出来的设备标准，行政对照着检查设备即可。比如说三项平衡，行政就可以根据标准看看压力值、电流值。这样，即便行政本身不专业，但至少能够知道标准是什么。
审批环节
假如不借助创新性技术的话，那么行政在审批的问题上感受都不会太愉快。审批麻烦、环节卡顿，耗时长。身处其中，行政人员往往会感到束缚与无力。
很多时候，我们要懂得找外援。审批的问题上也是如此。现在，信息化系统可以帮助行政快捷实现自由审批，给行政人员及服务对象个性化、便捷化的体验。行政可以将物品领用、访客预约授权通行、请假报销、二次装修等麻烦的审批事宜都搬到线上，让系统代替行政来解决问题。这样一来，可以节约审批过程中各个参与人员的时间成本，使大家都得到更好的感受。
最后
随着各类企业的不断壮大，未来的行政管理将会是对企业内部生态环的管理，每一个行政业务都会需要从广度和深度延展。借助互联网技术，行政能够在提高行政管理效率及服务质量上，有更多的想象空间。
此次分享只能构建一个基本的概念，在未来的工作中，还需要行政将创新意识注入到工作中去，主动拥抱实操创新。愿天下没有难做的行政。
原载于《现代物业·设施管理》2017年12期
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