5、跟踪追击费用开支的全过程,力争费用控制在年初预算之内。
一是请购单的跟踪,没有的不可报账。
二是拟购物品质和价格的跟踪,限定品牌和价位,按批准的质和价报销。
三是工资费用的跟踪,超过预算编制的工资以及超预算标准的工资,需讨论审定后,才能实施。
6、跟踪追击财务管理制度中由于“审美疲劳”、“思想疲塌”而导致失效的原因。做法如下:
一是及时修改失效的关键控制点,变换奖惩方式和力度。
二是及时改变控制手段。
三是每年全面回顾财务制度执行过程中的问题,结合新一年的新目标对各项财务管理制度进行全面审视、适当修改。
《收费员管理办法》中的工作要求、考核办法和激励制度就是这样不断修改而来。制度不断地避开弱点,加上“走动式”管理的实施手段运用,致使这个岗位成为安居物业最成功运作的一个岗位。她们文化水平并不高,大多在初中,但她们普遍能够用电脑制作报表和文档,能从容地面对客户的刁难;她们的工资待遇并不高,处于安居物业的偏低水平,但她们能够很快地接受新的工作规范,并力图做好;她们不是管理层,但她们最先接受诸多指标的考核,却没有一个因为考核而离岗的;她们是一线员工中最辛苦的、压力最大的,但她们没有一个月以此为由不交报表。
7、跟踪追击小区临时出现的新的财务问题、及时采取措施,将风险扼杀在摇篮中。步骤如下:
第一步:信息采集的途径有主线和副线两条。
主线里有两个途径。第一个途径是利用总部管理层“走动式”管理来采集;第二个途径是利用日常财务信息的分析来采集。
副线里有三个途径。第一个途径是听取一线员工对小区管理的评价,特别是辞职员工的评价;第二个途径是听取和收集业主对小区管理的评价,特别是业主的投诉;第三个途径是听取小区经理层的汇报。
第二步:处理方案的形成。在现场办公之前,财务部拟订一个解决问题的初步方案——采用书面方式,丢弃口头方式,更不去等待小区形成书面的处理方案。
第三步:现场办公,现场确定整改时限。
第四步:专人跟踪落实,形成结果报告。
三、安居物业“走动式”管理的发展方向
预计在若干年后安居物业财务管理制度的有效实施,仍然依靠“走动式”管理来实现。这是安居物业所处的宏观环境和微观环境所决定的,实践证明是最适合安居物业的管理方式。将它作为制定管理制度的途径来经营——先实施,后制度,有利于安居物业的生存和发展。
用“走动式”管理悉心经营安居物业财务管理制度的有效实施的同时,也会形成一种习惯,时髦的说法就是“企业文化”。这种习惯的文化将会影响安居物业的其他部门,包括总经理室的走动式管理的加强,最终将促使小区的管理层、班组和员工“走动式”管理的工作作风,最终形成“走动式管理”的企业文化。