物业管理在一般情况下是微中取利的经营，只有提供优质的服务才能获得长期的发展，有了长期的发展才能够获得更大的收益。
物管企业应时常审核物业管理之收益与付出之努力是否成正比;评估实际利润收入是否符合经济效益，以决定是否将： (a)继续经营;(b)减少经营;(c)扩大经营。
物业管理公司在经营物业管理的过程中必须小心谨慎，才能够争得蝇头小利。一般委托管理项目的管理人收入是固定的，利润的最高指标在签订物业管理合同时已约定，在合同期内,是不会有所增加的;当合同期满,在续约时亦可能遭受新入行者割价竞争，很难有增加管理酬金及管理费的机会。如在合同生效,管理工作开展后有任何超支，理论上可通过增加管理费应付，但要通过增收管理费需要时间，当中或受开发商制肘，或需要业主委员会决议。在这关口上，执行物业管理者多削足适履。最常犯的毛病，就是挪用押金作为筹措应付之策。这是管理人一般的陋习，一旦开发商或小业主不认账，必然造成纠纷，进而变为诉讼，最后可能争取到合法抵销之法定权力，也支出了代理费和诉讼费，甚至令人沮丧地要承担对方诉讼费。如此下去，整个物业管理公司的利润必然下降,公司易于陷入财务困境，导致亏本甚至破产。
上述情况,多起因于管理账目混淆与现金周转程序欠妥等方面。有鉴于此，物业管理公司在收盘时应当掌握以下要诀：
一、严控经济状况
在接洽新盘前，应尽量了解开发商的经济情况，以及前期物业的销售情况。管理人必须了解开发商的一贯心态：管理费尽量由小业主/租客负担。一般的情况是接管之楼盘已多由小业主/租客使用，管理人受开发商影响相对较少。
二、与开发商谨慎签约
由于目前经济环境所限，一般房屋很难在未取得入伙纸前售罄。因此，在小业主入伙时 (通常也是管理人接手管理之时)，应有很多单元仍未售出。一般开发商希望尽量减少支付管理费用。所以在与开发商订立管理合同之时，应争取：1、要求开发商先行付清仍在开发商名下(未出售的)房屋之预缴管理费，与其它小业主看齐。2、要求开发商付清押金。3、要求开发商提出保证：在管理期中如遇管理费收入不足，开发商有责任垫支不足款项。
三、确定合理管理费
初定管理费之时，应对一切突变、非经常性开支作充分准备，每月之盈余，必须存放于一个特别帐户内，以备急需。订明管理人在管理该物业范围之内有绝对权力运用这些盈余。将“透支” (包括开发商或小业主暂欠管理费而造成现金不足之情况) 列入可从管理费预缴金内支付或另收一项预备金作支付之列。
四、注意国家法规
请注意国内法规厘定开发商与管理人可收之管理费是否有市值标准。管理人或开发商不得收取过高之费用，否则被视为违法。日后如管理人追讨业主欠缴管理费时，后者以管理费过高为理由向法庭抗辩，管理者可能败诉而不能收回超出市价部份。先前已收取之管理费用亦有可能被要求返还业主。
五、不要心存侥幸
预先将管理费数额登记备案在政府机关者也不会有例外，千万不要以为预先将管理费数额登记备案在政府机关即可避过国家法规。管理人必须按审批标准收费。
六、关注动用管理费及各项押金授权及程序
注意公约及管理合同的有关处理管理费、各项押金(装修押金、特别维修押金)的问题。注意有关条款对上述金额的处理权限。要清楚知道在何种情况、环境、何人/委员会之许可下才能动用该等款项。如果依约不能动用该等押金，或因种种原因未能获得恰当的授权用于日常管理运作，则应优先考虑怎样安全脱身?所有拨款授权均须由当权者签发授权文件方可动用一分一毫。
七、业主委员会未成立之前与开发商关系的处理
一般情况下，业主委员会是不会很快成立，管理者的首年度的靠山必然是开发商。任何非日常一般性的操作，最好与开发商先商讨，后执行。宁慢、毋越权。在管理合约内必须列明开发商在管理费现金不足时的担保性责任。重大决定必征询其意见，执行前应寻求其签署认可。与开发商交往之前须谨慎而不过卑屈，应与之保持有讨价还价之地位。至于怎样才能达至这地步，则要见机而作了。
当大部分业主的人数入住率达到公约或条例指定比率，当考虑成立业主委员会，以使管理人与业主关系更转直接。管理人应全盘考虑与开发商的关系是否会因业主委员会的成立受到影响。
八、注意会议纪录的签署
例会或特别会议必须与会者签署会议纪录，每次与开发商开例会或特别会议必须各与会者签署会议纪录，请常常保持此良好习惯。以便日后持以为据。最佳办法是在管理合同内订立此条款。如果首次会议纪录所决定之事项要某与会者或某指定人员执行，在下次会议中仍可能未完成，则一定要在下次会议中追问结果并进行记录。如此，某些问题如被与会者故意拖延或忽略，亦可在会议纪录中得观全豹，不容违约者抵赖。
九、 如何决定收取初期费用
在审订管理合同之条款时，应彻底了解楼盘销售情况，如销售欠佳，应在接收管理开展前要求开发商先垫出若干月管理费。请不要因抢生意而硬接烫手山芋。并列条文要开发商履行此责至管理费能平衡开支为止。亦应明列如开发商不履行此项承诺，管理者可以在发出通知后7天内撤出管理而后果由开发商负责。
十、遇管理费现金不足应如何处理
应立刻与开发商/业主委员会召开紧急会议商讨处理。如情况难以控制，应考虑呈辞撤退。
十一、收旧盘时小心为上
收旧盘首先要注意的是上一任管理者所留下的一切问题。如要接收上一任账目、文件、器具、图册等，必须小心核对。
十二、收旧盘时与开发商关系之处理
收旧盘时还应当要求开发商对以前账目、文案及与上一任之合同关系提供保证。
十三、如何处理上一任遗留问题
收旧盘时，所有上一任遗留下来之器具、图册，遇有毁坏，必先留纪录或拍照备案。并上报开发商/业主委员会处理，公平之解决。
