一、加强合同管理工作
1、完善合同义务和评价条款
当前物业服务活动中大多采用政府的示范文本，这是物业服务活动进步和规范的标志，但是，很多物业公司存在一个理解误区，认为既然是政府示范文本，照搬条文就万事大吉，这种观念既错误又危险。所谓“示范”是指供合同双方参考使用，并没有规定强制使用或不得修改完善。示范文本不可能预见和规范实践中可能出现纷繁复杂的纠纷，文本本身也存在很多缺陷，有进一步完善的可能和必要。正确的做法是以示范文本为基础，结合本公司本项目实际，总结自己及他人物业服务活动中的经验教训完善各项条款。从证据角度而言，最关键的是对合同义务条款和责任条款尽量细化和具体化，同时，从实际出发约定相关服务质量的监督和评价标准条款，为以后的服务提供可供判定的依据，使业主和物业公司都有章可循、有合同可依。
2、慎重投标书的承诺
物业纠纷发生后，双方首先想到的证据都是合同如何约定，其实非法律专业人士很少会想到在通过招投标形式接管物业的物业服务活动中，投标书也是合同文件的重要组成部分，合同书只是对投标文件的主要内容进行描述和总结，远没有投标书上的承诺具体和细致。实践中，物业公司为了获取中标，往往舍得投入大成本精心制作，各项经费测算、相关的管理制度、承诺义务条款内容等全部堆积进去上百页，而正式签订的物业服务合同即使根据示范文本也仅仅是数页。从证据法的角度而言，如果合同约定的条款不具体明确，投标书的内容能成为衡量各方主张是否充分的评判标准和事实依据。因此，忽视投标书的研究、制作和执行就成为一个巨大的经营风险，物业公司在投标时要量力而行，慎重承诺，中标后要求员工对投标书的内容认真学习研究，分项贯彻落实。
3、约定文件通知和接收方式
通知条款是合同双方正确履行通知义务的基础，示范文本没有对合同双方的文件和签收约定条款，应该说是一个重大缺陷。物业服务不是“一手交钱一手交货”的一次性交易，合同期限多在数年以上，在此期间，物业公司对于物业服务活动中很多具有法律意义的事实必须采用书面形式来进行和证明。典型的事例就是物业费用的催收，物业公司书面催收目的不仅在于提醒业主交费，还在于不让权利主张超过2年的诉讼时效，但是实践中物业催收通知单不是业主找不到就是找到人拒绝签收。尽管物业一方无奈之下往往采取小区和媒体公告的形式或发律师函、公证催收，不但成本高，有时还有侵犯业主隐私之嫌，而且在法庭上是否得到采信是有疑问的。因为只要业主没签字，就可抗辩说这是物业单方行为，自己没看到或没收到。由于我国对法律文书采取的是“送达主义”，要求发送方就对方是否收到法律文书承担举证责任，而目前并没有法律明确规定只要在本地公告（包括物业管理区域或媒体）即视为履行告知义务的规定。要有效避免这种现象的发生，最经济最规范的做法莫过于事先在合同中对通知的地址、联系人、通知的方式、通知到达的认定方式等内容做相关约定。如约定：“以下方式视为文件的有效送达或告知：1、按合同约定的地址挂号寄出某天后。2、在某媒体上公告”等等。
